Cơ số số liệu để lập bảng đối chiếu số phát sinh là gì

Bảng cân đối số phát sinh dùng để phản ánh tổng quát tình hình tăng giảm và hiện có về tài sản. Và nguồn vốn của đơn vị trong kỳ báo cáo và từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo. Và cũng là căn cứ để kiểm tra việc ghi chép trên sổ kế toán tổng hợp. Đồng thời đối chiếu và kiểm soát số liệu ghi trên Báo cáo tài chính. Bài viết sau đây bePro.vn sẽ giải thích rõ hơn về khái niệm cũng như cách lập cụ thể. 

Bảng cân đối số phát sinh theo mẫu chuẩn Thông tư 200

Khái niệm

Trước khi lập bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Kế toán phải kiểm tra, đối chiếu số liệu ghi trong sổ sách. Cũng như chứng từ, để đảm bảo sự chính xác trong việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế.

Bảng cân đối là mẫu số S04-DNN được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của BTC. Bảng này chính là báo cáo tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh và số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản trong kỳ kế toán của doanh nghiệp.

Để lập được bảng cân đối thường dựa vào sơ đồ chữ T của các tài khoản tương ứng từ 111 đến 911.

Nội dung và kết cấu của bảng cân đối số phát sinh

Bảng cân đối là phương pháp kỹ thuật dùng để kiểm tra một cách tổng quát. Kiểm tra số liệu kế toán đã ghi trên các tài khoản tổng hợp, được xây dựng trên 2 cơ sở:  

  – Tổng số dư bên Nợ của tất cả các tài khoản tổng hợp. Phải bằng tổng số dư bên Có của tất cả các tài khoản tổng hợp.  

  – Tổng số phát sinh bên Nợ của tất cả các tài khoản tổng hợp. Phải bằng tổng số phát sinh bên Có cửa tất cả các tài khoản tổng hợp. 

Căn cứ và phương pháp ghi sổ

Bảng Cân đối số phát sinh được lập dựa trên Sổ Cái và Bảng cân đối số phát sinh kỳ trước.

Trước khi lập Bảng cân đối phải hoàn thành việc ghi sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Sau đó kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ có liên quan.

Bảng cân đối theo mẫu chuẩn Thông tư 200

Số liệu ghi vào Bảng cân đối chia làm 2 loại:

 – Loại số liệu phản ánh số dư các tài khoản tại thời điểm đầu kỳ. Cột 1,2 Số dư đầu tháng, tại thời điểm cuối kỳ [cột 5, 6 Số dư cuối tháng]. Trong đó các tài khoản có số dư Nợ được phản ánh vào cột “Nợ”. Các tài khoản có số dư Có được phản ánh vào cột “Có”.

– Loại số liệu phản ánh số phát sinh của các tài khoản từ đầu kỳ đến ngày cuối kỳ báo cáo [cột 3, 4 Số phát sinh trong tháng]. Trong đó tổng số phát sinh “Nợ” của các tài khoản được phản ánh vào cột “Nợ”. Tổng số phát sinh “Có” được phản ánh vào cột “Có”của từng tài khoản.

Các cột cần bổ sung vào Bảng cân đối

– Cột A, B: Số hiệu tài khoản, tên tài khoản của tất cả các Tài khoản cấp 2. Mà đơn vị đang sử dụng và một số Tài khoản cấp 2 cần phân tích.

– Cột 1, 2- Số dư đầu tháng: Phản ánh số dư đầu tháng của tháng đầu kỳ [Số dư đầu kỳ báo cáo]. Số liệu để ghi vào các cột này được căn cứ vào dòng Số dư đầu tháng của tháng đầu kỳ. Được lưu trên Sổ Cái hoặc căn cứ vào phần “Số dư cuối tháng” của Bảng Cân đối kỳ trước.

– Cột 3, 4: Phản ánh tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của các tài khoản trong kỳ báo cáo. Số liệu ghi vào phần này được căn cứ vào dòng “Cộng phát sinh lũy kế từ đầu tháng” của từng tài khoản tương ứng trên Sổ Cái.

– Cột 5,6 “Số dư cuối tháng”: Phản ánh số dư ngày cuối cùng của kỳ báo cáo. Số liệu để ghi vào phần này được căn cứ vào số dư cuối tháng của tháng cuối kỳ báo cáo trên Sổ Cái. Hoặc được tính căn cứ vào các cột số dư đầu tháng [cột 1, 2]. Và số phát sinh trong tháng [cột 3, 4] tháng này. Số liệu ở cột 5, 6 được dùng để lập Bảng cân đối tháng sau.

Bảng cân đối số phát sinh theo mẫu chuẩn Thông tư 200

Cách lập bảng chi tiết từng chỉ tiêu trong tài khoản:

Cột 1: Số hiệu tài khoản:

– Ghi số hiệu của từng Tài khoản cấp 1 [hoặc cả tài khoản cấp 1 và cấp 2] doanh nghiệp sử dụng trong năm báo cáo.

Cột 2: Tên tài khoản:

– Ghi tên của từng tài khoản theo thứ tự từng loại mà DN đang sử dụng.

Cột 3, 4: Số dư đầu năm:

– Phản ánh số dư Nợ đầu năm và dư Có đầu năm theo từng tài khoản.

– Số liệu để ghi được căn cứ vào sổ cái hoặc nhật ký – sổ cái. Hoặc căn cứ vào số liệu ghi ở cột 7, 8 của Bảng cân đối năm trước.

Cột 5, 6: Số phát sinh trong năm:

– Căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có của từng tài khoản trong năm báo cáo.

– Số liệu để ghi được căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ. Và tổng số phát sinh bên Có của từng tài khoản ghi trên sổ cái hoặc nhật ký sổ cái trong năm báo cáo.

Cột 7, 8: Số dư cuối năm:

– Dùng để phản ánh số dư Nợ cuối năm và số dư Có cuối năm. Theo từng khoản mục của năm báo cáo.

– Số liệu ghi được tính như sau:

Số dư cuối năm = Số dư đầu năm + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm

Bài viết trên đã chia sẻ về các nội dung quan trọng của bảng cân đối và cách lập. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn. Nếu bạn có thắc mắc về bảo hiểm, các dịch vụ kế toán khác, hãy liên hệ đến bePro.vn để được tận tình tư vấn nhé! 

Bảng cân đối số phát sinh là một trong những mẫu bảng quan trọng, được sử dụng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Vậy bảng cân đối số phát sinh là gì? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm vững mẫu bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 133 và thông tư 200.

1. Bảng cân đối số phát sinh là gì?

Bảng cân đối phát sinh hay bảng cân đối tài khoản là báo cáo tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh và số dư cuối kỳ của các tài khoản trong kỳ kế toán của doanh nghiệp. 

Đây là loại báo cáo tài chính bắt buộc với các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC. Tuy nhiên, các doanh nghiệp áp dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC cũng luôn lập báo cáo này để tổng hợp, kiểm tra tính chính xác của số liệu trước khi lập các báo cáo tài chính khác như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ…

Bảng cân đối số phát sinh phản ánh tổng quát tình hình tăng giảm và hiện có của chi tiết từng khoản mục, là căn cứ để kiểm tra việc ghi chép trên sổ kế toán tổng hợp.

>> Đọc thêm: Hướng dẫn lập bảng cân đối kế toán theo thông tư 200

Hiện nay, khi sử dụng các phần mềm kế toán thế hệ mới như Phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME, việc lập bảng cân đối số phát sinh hay các báo cáo tài chính khác có thể được thực hiện tự động, nhanh chóng, giúp kế toán doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, nâng cao hiệu quả công việc.

2. Mẫu bảng cân đối số phát sinh

2.1. Mẫu bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 200

BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH

Tháng…….năm……..

 >> Tải ngay Mẫu bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 200 [đã có đầy đủ các tài khoản]

2.2. Mẫu bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 133

BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN

Năm …

Ghi chú: Đối với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán, làm kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán, tên đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.

>> Tải ngay Mẫu bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 133

3. Hướng dẫn cách lập bảng cân đối số phát sinh trên excel

Để lập bảng cân đối phát sinh trên excel, kế toán doanh nghiệp thực hiện các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Trên Nhật Ký chung. 

• Xây dựng thêm cột TK cấp 1. Bằng cách copy cột tài khoản cấp 1 bên Danh mục tài khoản.
• Sử dụng hàm LEFT cho cột TK cấp 1 để lấy về TK cấp 1 từ Cột TK Nợ/ TK Có trên nhật ký chung.

Bước 2:  Cột mã TK, tên TK

Dùng hàm VLOOKUP hoặc Copy từ danh mục tài khoản về, sau đó xoá hết tài khoản chi tiết [trừ các tài khoản chi tiết của TK 333]

Lưu ý: Phải đảm bảo rằng danh mục tài khoản luôn được cập nhật thường xuyên các tài khoản về Khách hàng và phải đầy đủ nhất.

Bước 3:  Cột dư Nợ và dư Có đầu kỳ

Dùng hàm VLOOKUP tìm ở cân đối phát sinh tháng 1 về hoặc số dư cuối năm trước về [phần dư đầu kỳ].

Bước 4: Cột phát sinh Nợ, phát sinh Có trong năm

Dùng SUMIF tổng hợp ở Nhật ký chung về [dãy ô điều kiện vẫn là cột TK Nợ/TK có].

Bước 5: Cột dư Nợ, dư Có cuối kỳ:

• Cột Nợ = Max[Số dư Nợ đầu kỳ + Số phát sinh Nợ trong kỳ – Số dư Có đầu kỳ – Số phát sinh Có trong kỳ,0]
• Cột Có = Max[Số dư Có đầu kỳ + Số phát sinh Có trong kỳ – Số Dư Nợ đầu kỳ – Số phát sinh Nợ trong kỳ,0]

Bước 7: Dòng tổng cộng dùng hàm SUBTOTAL

Dùng hàm SUBTOTAL tính tổng cho từng TK cấp 1 [chỉ cần tính cho những tài khoản có chi tiết phát sinh].

Cú pháp = SUBTOTAL[9, dãy ô cần tính tổng]

[Lưu ý: Sử dụng hàm SUBTOTAL cho TK 333]

Những lưu ý khi lập xong bảng cân đối phát sinh tài khoản:

• Trên bảng cân đối phát sinh thì tổng phát sinh bên Nợ phải bằng tổng phát sinh bên Có
• Tổng phát sinh Nợ trên cân đối phát sinh bằng tổng phát sinh Nợ trên nhật ký chung
• Tổng phát sinh Có trên cân đối phát sinh bằng Tổng phát sinh Có trên nhật ký chung
• Các tài khoản loại 1 và loại 2 không có số dư bên Có, trừ một số tài khoản như tài khoản 159, tài khoản 131, tài khoản 214,..
• Các tài khoản loại 3 và loại 4 không có số dư bên Nợ, trừ một số tài khoản như tài khoản 331, tài khoản 3331, tài khoản 421,..
• Các tài khoản loại 5 đến loại 9 cuối kỳ không có số dư.
• Tài khoản 112 phải khớp với Sổ phụ ngân hàng,
• Tài khoản 133, tài khoản 3331 phải khớp với chỉ tiêu trên tờ khai thuế
• Tài khoản 156 phải khớp với dòng tổng cộng trên báo cáo nhập xuất tồn kho
• Tài khoản 142, tài khoản 242 phải khớp với dòng tổng cộng trên bảng phân bổ 142, 242
• Tài khoản 211, tài khoản 214 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bảng khấu hao 211

4. Lợi ích của bảng cân đối phát sinh

Bảng cân đối phát sinh có ý nghĩa quan trọng trước khi lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Một số lợi ích cơ bản của bảng cân đối phát sinh như:

• Dựa vào bảng cân đối phát sinh, doanh nghiệp có thể đánh giá tổng quát tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp
• Bảng cân đối phát sinh có tác dụng trong việc kiểm tra công việc ghi chép, tính toán, cụ thể:

• Xét theo từng tài khoản trên từng dòng: Số dư cuối kỳ phải bằng số dư đầu kỳ cộng phát sinh tổng trừ phát sinh giảm. Trường hợp nếu không xảy ra như trên thì trong quá trình ghi chép và tính toán đã có những sai sót.
• Xét theo dòng tổng cộng: Tổng số bên Nợ và bên Có của từng cột số dư đầu kỳ, số phát sinh và số dư cuối kỳ bắt buộc bằng nhau

• Bảng cân đối phát sinh còn cung cấp tài liệu để lập bảng cân đối kế toán và phục vụ việc phân tích hoạt động kinh tế.

Hiện nay để kiểm tra bảng cân đối phát sinh đã chính xác chưa, các doanh nghiệp thường sử dụng công cụ tự động như phần mềm kế toán online MISA AMIS. Phần mềm cho phép doanh nghiệp kiểm tra nhanh chóng bảng cân đối phát sinh, cụ thể:

• Kiểm tra các tài khoản bậc 1 đã phù hợp với quy định tại thông tư 133 hay thông tư 200 chưa
• Kiểm tra các chứng từ hạch toán trên tài khoản tổng hợp dẫn đến chênh lệch giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết
• Phần mềm tự động phát hiện các sai lệch và đưa ra cảnh báo, giúp kế toán điều chỉnh kịp thời trước khi lập các báo cáo tài chính tiếp theo.

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác kế toán – tài chính hiệu quả hơn.

Tổng hợp: Kiều Lục