Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Người mua, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định có hiệu lực thi hành từ ngày 1/11/2018. Trong thời gian từ ngày 11/1/2018 đến ngày 31/10/2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.
Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định, hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, hm trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử; Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định về việc chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Theo đó, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng quy định và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định.
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau: Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; Có ký kiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn [ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”]; họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
Căn cứ các quy định, hướng dẫn trên, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu trên và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu trên.
Quy định về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử đã có rất nhiều thay đổi từ nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC, đặc biệt là về phạm vi sử dụng. Cùng tìm hiểu về hóa đơn chuyển đổi trong bài viết này
Hóa đơn chuyển đổi là gì?
Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn bản giấy, được in ra từ hóa đơn điện tử, đảm bảo sự khớp đúng thông tin hoàn toàn với bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
– Một số đặc điểm:
+ Được ghi rõ là “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”
+ Có thông tin ngày thực hiện chuyển đổi
Mẫu hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
Phân biệt hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy
Hóa đơn giấy là loại hóa đơn được cơ quan thuế đặt in hoặc do doanh nghiệp tự in [nếu đáp ứng đủ điều kiện được tự in hóa đơn] để sử dụng, bao gồm các trường thông tin được liệt kê sẵn, doanh nghiệp sẽ điền đầy đủ thông tin trên hóa đơn này khi phát sinh giao dịch bán hàng
Còn Hóa đơn chuyển đổi thì được in ra từ 1 hóa đơn điện tử đã phát hành, doanh nghiệp không có sự thêm, bớt, thay đổi thông tin
Về hình thức, trên hóa đơn chuyển đổi cũng sẽ có dòng chữ HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
Các trường hợp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử thành bản giấy
- Theo quy định cũ tại thông tư 32/2011/TT-BTC
– Bên bán hàng có thể chuyển đổi HĐĐT sang HĐ bản giấy để chứng minh nguồn gốc hàng hoá trong quá trình vận chuyển và chỉ được chuyển đổi một [01] lần;
– Bên mua được in HĐĐT sang bản giấy để lưu trữ
Quy định này áp dụng với các hóa đơn điện tử mẫu cũ và sẽ hết hiệu lực từ ngày 01/07/2022
- Quy định mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Theo điều 7 nghị định 123/2020/NĐ-CP, HĐĐT có thể được chuyển đổi thành HĐ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, hoặc khi có yêu cầu của các cơ quan nhà nước liên quan như cơ quan Thuế, cơ quan kiểm tra, thanh tra, điều tra.
Như vậy:
- Quy định mới tại nghị định 123 đã mở rộng các trường hợp được chuyển đổi HĐĐT thành hóa đơn giấy. Doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện in hóa đơn điện tử ra bản giấy khi có nhu cầu chứ không chỉ giới hạn ở trường hợp phục vụ chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
- Bên bán cũng không còn bị giới hạn số lần chuyển đổi như quy định cũ nữa.
Quy định về hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT
Điều kiện chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy
Khi thực hiện in hóa đơn sang bản giấy, doanh nghiệp phải đảm bảo sự khớp đúng thông tin 100% giữa hóa đơn bản điện tử và hóa đơn bản giấy khi được in ra.
Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?
Cả quy định cũ tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và nghị định 123/2020/NĐ-CP đều có hướng dẫn chung về tính pháp lý của HĐĐT chuyển đổi.
Cụ thể, HĐĐT chuyển đổi không có giá trị pháp lý, chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ và theo dõi mà không có hiệu lực trong giao dịch và thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế
Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không
Như đã trình bày trong mục 3.2, định dạng hóa đơn này hoàn toàn không có giá trị pháp lý mà chỉ phục vụ việc lưu trữ, ghi sổ, theo dõi. Nghĩa là, bản chuyển đổi của HĐĐT không được chấp nhận để chứng minh sự tồn tại của giao dịch.
Do đó, hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT không cần đóng dấu và cũng không cần có chữ ký người mua và người bán
Cách chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
Doanh nghiệp có thể in HĐĐT thành bản giấy để tiện theo dõi và lưu trữ.
Cách thực hiện rất đơn giản với 2 bước:
- Tải HĐĐT về máy tính dưới dạng file PDF
- Thực hiện in file PDF hóa đơn
Ngoài ra, hiện nay một số phần mềm hóa đơn đã cho phép in hóa đơn trực tiếp từ phần mềm mà không cần tải về.
Trong số những nhà cung cấp dịch vụ về hóa đơn, chứng từ trên thị trường hiện nay, UBot tự hào là một đơn vị tiêu biểu. Chúng tôi cung cấp sản phẩm giải pháp xử lý hóa đơn tự động, UBot Invoice giúp tiết kiệm đến 80% thời gian và loại bỏ 100% sai sót, điều mà cách làm thủ công khó lòng đáp ứng. Đặc biệt, đội ngũ tư vấn viên tại UBot luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ nhiệt tình các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh.
Để được tư vấn kỹ hơn, bạn hãy liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ email: support@akabot.com hoặc Hotline: 0823 687 889 nhé!