So sánh tỷ trọng dùng biểu đồ nào

Vẽ biểu đồ hoặc phân tích bảng số liệu hầu như đề thi nào cũng có, phần này đòi hỏi học sinh phải có kỹ năng nhận dạng để có cách làm bài nhanh nhất. Học sinh có thể dựa vào một số gợi ý sau đây để có cách lựa chọn các dạng biểu đồ cho phù hợp:

- Biểu đồ tròn: Thể hiện quy mô và cơ cấu của đối tượng (theo tỷ lệ % tương đối).

- Biểu đồ cột chồng: Thể hiện tốt nhất quy mô và cơ cấu của đối tượng (theo tỷ lệ % tuyệt đối).

- Biểu đồ cột đơn: Thể hiện sự biến động của một đối tượng qua nhiều năm.

- Biểu đồ cột kép: Thể hiện sự so sánh các đối tượng khi có cùng đơn vị quan một số năm.

- Biểu đồ đường: Thể hiện sự diễn biên của các đối tượng khác nhau về đơn vị qua nhiều năm.

- Biểu đồ đường kết hợp với cột: các đối tượng khác nhau về đơn vị nhưng có mối quan hệ với nhau. Hoặc so sánh các đối tượng với cùng một đối tượng chung.

- Biểu đồ miền: Thường dùng biểu đồ này trong trường hợp đặc biệt: ví dụ tỷ lệ xuất và nhập, cán cân xuất nhập khẩu, tỷ lệ sinh tử…

Khi phân tích biểu đồ phải đổi số liệu tuyệt đối sang số liệu tương đối, bước này tuy rất đơn giản nhưng lại dễ nhầm lẫn. Vì thế, nên kiểm tra lại sau khi viết kết quả vào bài thi.

Ngược lại, khi phân tích bảng số liệu phải dựa vào số liệu tuyệt đối, chú ý các mốc đột biến như tăng vượt bậc hay giảm mạnh. Khi viết phân tích cần có cái nhìn tổng thể sau đó đi từng bộ phận. Vì thế, nên có một câu mở đầu tóm lược ý ngắn gọn nhất của đề bài trước khi nhận xét từng đối tượng cụ thể.

Riêng đối với phần vẽ biểu đồ, các em nên đọc kĩ vì mỗi dạng biểu đồ đều có những “dấu hiệu nhận biết” của nó. Các em nên dựa theo số năm và gạch chân dưới những “từ khóa” quan trọng có trong đề. Cụ thể, dựa theo số năm có trong bài, ta chia làm hai trường hợp.

Trường hợp 1: bài có từ 1-3 năm, ta sẽ vẽ biểu đồ tròn hoặc cột.

+ Nếu “từ khóa” trong đề là “cơ cấu”, ta chọn dạng biểu đồ hình tròn.

+Nếu “từ khóa” là “tỉ trọng, tỉ lệ”, ta chọn biểu đồ hình cột.

Trường hợp 2: Đối với những đề có từ 4 năm trở lên, chúng ta có các dạng biểu đồ: hình cột, miền, đường biểu diễn và biểu đồ kết hợp (dạng biểu đồ kết hợp thường được nói rõ trong đề).

Bạn muốn thể hiện những con số một cách trực quan hơn bằng những biểu đồ? Kỹ năng chọn biểu đồ trên Excel không hẳn là đơn giản nhưng cũng không quá khó nhằn nếu chúng ta thật sự hiểu đúng về nó cũng như thông điệp mà con số muốn mang đến.

Bằng một số gợi ý dưới đây, hy vọng các biểu đồ trong Excel sẽ không thể làm chúng ta lẫn các bạn nhân viên học vụ mất nhiều thời gian phân vân nữa, thay vào đó có thể ngay lập tức bắt tay vào chuẩn bị một bài báo cáo “chuẩn chỉnh” và chuyên sâu.

1. Biểu đồ cột:

Biểu đồ hình cột (Column chart) hoặc biểu đồ thanh ngang (Bar chart) có ưu điểm lớn là bạn có thể ngay lập tức so sánh được về độ cao hay độ lớn của các cột với nhau.

Do đó mục đích chính của dạng biểu đồ này là dùng để so sánh các chỉ tiêu, đánh giá tổng quan, mang tính chất xếp thứ hạng.

Biểu đồ cột được dùng trong so sánh các số liệu qua từng mốc thời gian

Biểu đồ này thường có 2 trục:

– Trục tung (trục đứng): trục tung thường thể hiện độ lớn của các con số (số lượng, số tiền…). Dữ liệu thường ở dạng Number.

– Trục hoành (trục ngang): trục hoành thường thể hiện các chỉ tiêu (như các năm, các nhóm, category…). Dữ liệu thường ở dạng Text.

Chú ý: với biểu đồ thanh ngang (Bar chart), các trục sẽ ngược với biểu đồ hình cột.

2. Biểu đồ đường thẳng/vùng:

Biểu đồ này thường gắn với 1 quá trình diễn ra liên tục. Do đó nó thường dùng để mô tả diễn biến theo thời gian của 1 đối tượng.

Căn cứ vào những biến động này, chúng ta có thể đánh giá được trên cả 1 quá trình và dự đoán xu hướng tiếp theo.

Với vị trí nhân viên học vụ, bạn có thể theo dõi kết quả của các nhóm học sinh hay một học sinh riêng lẻ thông qua biểu đồ này.

Biểu đồ này thường có 2 trục:

– Trục tung (trục đứng): biểu thị độ lớn của vị trí các đỉnh, đáy trên đường kẻ. Dữ liệu thường ở dạng Number.

– Trục hoành (trục ngang): thời gian có tính chất liên tục như các tháng trong 1 năm, các ngày trong 1 tháng. Dữ liệu thường ở dạng Number hoặc Date.

Chú ý:

Biểu đồ đường thẳng (Line) chú trọng vào hình dáng đường kẻ lên, xuống và các vị trí đỉnh, đáy của đường kẻ.

Biểu đồ vùng (Area) chú trọng vào cả không gian bên dưới các đỉnh, đáy, mang yếu tố đánh giá phần không gian được lấp đầy bởi biểu đồ.

3. Biểu đồ tròn:

Biểu đồ hình tròn (Pie) luôn gắn với tỷ lệ phần trăm. Cả 1 đường tròn là 100% và từng phần, từng miếng trên hình tròn sẽ chiếm tỷ lệ bao nhiêu trong tổng số 100% đó.

Mục đích của biểu đồ này dùng để so sánh tỷ lệ % giữa các thành phần với nhau, hoặc của 1 thành phần với tổng số.

Lấy ví dụ với trường hợp của các bạn nhân viên học vụ, dạng biểu đồ này có thể sử dụng để so sánh và đánh giá điểm số của một lớp học, tỉ lệ học sinh đạt điểm giỏi là bao nhiêu phần trăm và giá trị tương ứng của điểm khá và trung bình là bao nhiêu.

Chú ý:

Nếu bảng dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ hình tròn là các con số chưa được tính ra tỉ lệ %, Excel sẽ tự động tính và quy đổi chúng theo giá trị này.

Nắm chắc các trường hợp sử dụng cụ thể cho từng biểu đồ và mục đích truyền tải của mình, không chỉ những nhân viên học vụ, mà tất cả chúng ta cũng sẽ nhanh chóng vận dụng được chúng một cách nhuần nhuyễn để có thể hoàn thành bài báo cáo một cách chỉn chu nhất trong mọi trường hợp, đồng thời truyền đạt rõ ràng cũng như đưa ra kết luận chính xác và thuyết phục.