1. Tóm tắt lý thuyết
1.1.Khái niệm báo cáo
a. Khái niệm
Báo cáo làhình thức thích hợp nhất khi cần tổng hợp, trình bày và in dữ liệu theo khuôn dạng.
Ví dụ: Từ bảng điểm trong CSDL SODIEM_GV, giáo viên có thể tạo một báo cáo thống kê từng loại điểm thi học kì [mỗi loại chiếm bao nhiêu phần trăm].
b. Chức năng của báo cáo
Báo cáo thường được dùng để:
- Thể hiện được sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu
- Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định.
c. Chuẩn bị tạo báo cáo
– Để tạo một báo cáo, cần trả lời các câu hỏi sau:
- Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì?
- Thông tin từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo?
- Dữ liệu được nhóm như thế nào?
– Để làm việc với báo cáo: chọnReports
– Để tạo nhanh một báo cáo, thường thực hiện:
- Dùng thuật sĩ.
- Dùng chế độ thiết kế sửa đổi thiết kế báo cáo được tạo ra ở bước trên.
1.2.Cách tạo báo cáo bằng thuật sĩ
Bước 1: Nháy đúp chuột vàoCreate report by using Wizard
Bước 2: Trong ReportWizard chọn thông tin đưa vào báo cáo
- Chọn bảng [mẫu hỏi] ở: Table/queries
- Chọn trường từ Available Fieids sang ô Selected Fieidls: nháy đúp vào tên trường.
- Nháy next để sang bước tiếp theo.
Bước 3: Chọn trường cần đưa vào báo cáo: Nháy đúp chuột vào tên trường gộp nhóm. NháyNext.
Bước 4:Chỉ ra trường để sắp xếp và các yêu cầu thống kê:
- Sắp cếp tên theo bảng chữ cái
- Chọn hàm tính toán trong Summary Options bằng cách đánh dấu vào cần dùng tương ứng với trường, Nhấn OK rồi nhấn Next.
Bước 5: Chọn cách bố trí báo cáo và kiểu trình bày, nháy Next để tiếp tục.
Bước 6: Trong màn hình cuối của thuật sĩ báo cáo:
- Đặt tên cho báo cáo
- Chọn: Xem hoặc sửa báo cáo
- Nháy Finish.
Bạn muốn làm gì?
-
Chọn nguồn bản ghi
-
Tạo báo cáo bằng cách sử dụng công cụ Báo cáo
-
Tạo báo cáo bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Báo cáo
-
Tạo nhãn bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Nhãn
-
Tạo báo cáo bằng cách sử dụng công cụ Báo cáo Trống
-
Tìm hiểu về các mục báo cáo
-
Tìm hiểu về các điều khiển
-
Tinh chỉnh báo cáo của bạn ở chế độ xem Bố trí
-
Tinh chỉnh báo cáo của bạn ở cửa sổ Thiết kế
-
Thêm các điều khiển vào báo cáo
-
Lưu tài liệu của bạn
-
Xem, in hoặc gửi báo cáo của bạn dưới dạng thư email
-
Xem báo cáo của bạn
-
In báo cáo của bạn
-
Gửi báo cáo của bạn dưới dạng thư email
Trong bài viết này
-
Tạo báo cáo nhóm hoặc sắp xếp nhanh
-
Xây dựng báo cáo nhóm mới bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn báo cáo
-
Thêm hoặc sửa đổi việc nhóm và sắp xếp trong báo cáo hiện có
Tạo báo cáo gộp nhóm hoặc sắp xếp nhanh
Ngay cả khi bạn mới dùng báo cáo gộp nhóm, bạn cũng có thể tạo nhanh một báo cáo đơn giản theo quy trình sau đây:
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy chọn bảng hoặc truy vấn có chứa các bản ghi bạn muốn có trong báo cáo của mình.
-
Trên tab Tạo, hãy bấm Báo cáo.
Access sẽ tạo báo cáo dạng bảng đơn giản rồi hiển thị trong Dạng xem Bố trí. Nếu có nhiều trường trong báo cáo, thì báo cáo sẽ có khả năng mở rộng ra nhiều trang. Trước khi áp dụng bất kỳ thao tác gộp nhóm hoặc sắp xếp nào, bạn có thể muốn đổi kích cỡ các cột [và xóa bỏ các cột không mong muốn] để báo cáo vừa với độ rộng một trang. Để xóa bỏ cột, hãy bấm chuột phải vào cột đó rồi bấm Xóa bỏ Cột. -
Bấm chuột phải vào cột bạn muốn nhóm hoặc sắp xếp rồi bấm Nhóm Theo [tên trường] hoặc bấm vào một trong các tùy chọn Sắp xếp. Ví dụ, để nhóm theo cột Ưu tiên, hãy bấm chuột phải vào cột Ưu tiên rồi bấm Nhóm Theo Ưu tiên.
Khi áp dụng gộp nhóm, Access sẽ di chuyển trường gộp nhóm đến cột ngoài cùng bên trái và nhóm các cột còn lại dựa trên cột đó. Trong một số trường hợp, Access cũng thêm tổng cộng vào phần Chân trang Báo cáo. -
Hoặc bạn có thể xem và tinh chỉnh tùy chọn gộp nhóm và sắp xếp của mình bằng cách làm theo quy trình trong phần Thêm hoặc sửa đổi gộp nhóm và sắp xếp trong báo cáo hiện có.