Biên bản kiểm tra hàng hóa lâm sản năm 2024

đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trước các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Qua đó, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và tăng cường sự tin tưởng giữa các bên mà còn giúp giải quyết mọi tranh chấp một cách dễ dàng và công bằng.Trong bài viết này, hãy cùng 1Office tìm hiểu nội dung, các file mẫu biên bản giao nhận hàng hóa năm 2023. Hãy theo dõi ngay nhé!

Mục lục

Biên bản giao nhận hàng hóa là một văn bản xác nhận chính xác việc giao và nhận hàng theo thực tế. Trong quá trình này, bên bán cam kết đã thực hiện quá trình giao hàng cho bên mua và bên mua đã nhận được hàng đầy đủ theo thỏa thuận trước đó giữa hai bên.

Các đặc điểm quan trọng của biên bản cho cả bên mua và bên bán là như sau:

• Lập ngay sau quá trình giao hàng: Biên bản cần được lập ngay sau khi quá trình giao hàng kết thúc, không đợi đến khi lập hóa đơn hoặc kết thúc hợp đồng.
• Ký xác nhận khi đầy đủ hàng hóa: Khi bên mua kiểm tra và xác nhận rằng đã nhận đủ số lượng hàng theo thỏa thuận, họ sẽ ký xác nhận trên biên bản.
• Thông tin chi tiết: Biên bản giao nhận cần chứa đủ thông tin của cả bên mua và bên bán như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email và người đại diện. Ngoài ra, cần có các thông tin liên quan đến hàng hóa như mã hàng, chủng loại, số lượng, cũng như ngày tháng giao hàng.
• Kèm theo phiếu xuất/nhập kho: Thường đi kèm với biên bản là phiếu xuất kho (tại bên giao hàng) hoặc phiếu nhập kho (tại bên nhận hàng), tùy thuộc vào quy trình của từng bên.

\>> Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm kê tài sản mới nhất 2023 | Tải Miễn Phí

2. Vai trò của biên bản bàn giao hàng hóa

Mặc dù không yêu cầu bắt buộc nhưng trong quá trình giao nhận hàng hóa, việc thực hiện biên bản bàn giao là biện pháp đề xuất để đảm bảo quyền lợi và tránh những vấn đề phức tạp sau này. Biên bản bàn giao không chỉ là một công cụ hữu ích mà còn là một bảo vệ cho cả doanh nghiệp và cá nhân.

• Cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa: Là công cụ quan trọng giúp cung cấp thông tin chi tiết và rõ ràng về quá trình giao nhận. Điều này bao gồm thông tin về đại diện bên giao và bên nhận, cũng như chi tiết về số lượng, chất lượng và các thông tin khác liên quan đến hàng hóa.
• Là bằng chứng giao hàng hợp lệ: Giúp xác nhận rằng đơn vị giao hàng đã thực hiện giao nhận đúng mặt hàng, thời gian và địa điểm như stipulated trong hợp đồng. Ngoài ra, nó đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Bằng việc ký vào biên bản, cả bên giao và bên nhận thể hiện sự đồng thuận và chấp nhận thông tin được ghi trong văn bản này, từ đó khách hàng không thể đổ lỗi cho bên bán về bất kỳ mặt hàng thiếu hoặc hỏng nào sau này.
• Là cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết tranh chấp: Trong tình huống có xung đột sau quá trình giao nhận hàng hóa, văn bản này sẽ được sử dụng như một bằng chứng quan trọng để cơ quan Nhà nước có thẩm quyền can thiệp, xác định bên nào sai phạm và giúp giải quyết tranh chấp một cách công bằng và minh bạch.
• Giúp đơn vị bán hàng trở nên chuyên nghiệp hơn: Nếu bạn là chủ một cơ sở kinh doanh bán lẻ, việc thêm vào giấy tờ kèm theo khi cung cấp hàng hóa cho khách hàng không chỉ giúp họ nhanh chóng hiểu nội dung của lô hàng mà còn tạo dựng một hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty của bạn. Đây là cơ hội để làm cho khách hàng ghi nhớ về thương hiệu của bạn một lần nữa, đồng thời giúp đơn vị bán hàng trở nên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn trong mắt khách hàng.

3. Nội dung và cách viết của biên bản giao nhận hàng hóa

3.1 Nội dung cần có

Hiện nay, chưa có quy định cụ thể từ pháp luật về việc xây dựng biên bản giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, để hạn chế các tranh chấp có thể xảy ra, nội dung cần tuân thủ các yếu tố sau:

• Tên đơn vị, doanh nghiệp bán hàng
• Ngày tháng năm thực hiện giao nhận hàng hóa
• Bên giao hàng: Đầy đủ tên công ty, địa chỉ, SĐT, người đại diện, chức vụ
• Bên nhận hàng: Đầy đủ tên công ty, địa chỉ, SĐT, người đại diện, chức vụ
• Thông tin liên quan đến hàng hóa (mã hàng, chủng loại, số lượng, đơn giá…)
• Chữ ký, đóng dấu xác nhận của các bên

3.2 Cách thức trình bày

Doanh nghiệp có thể lập theo hướng dẫn sau:

• Bên trái là tên công ty, bên phải sẽ là quốc hiệu, tiêu ngữ.
• Dưới tên công ty và quốc hiệu, tiêu ngữ là dòng chữ: “BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA” được căn giữa
• Căn cứ hợp đồng mua bán hàng hóa, căn cứ thỏa thuận
• Ngày/tháng/năm lập biên bản
• Thông tin cá nhân người giao hàng và nhận hàng
• Thông tin hàng hóa được giao nhận
• Chữ ký xác nhận, tên và có thể đóng dấu

Biên bản giao nhận cần được lập ít nhất thành hai bản, mỗi bên giữ một bản để làm cơ sở chứng minh trong trường hợp có tranh chấp. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình giao nhận, đồng thời cung cấp bằng chứng hợp pháp khi cần thiết.

4. Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa thông dụng hiện nay

4.1. Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa chung 2023

Hiện tại, không có mẫu biên bản giao nhận cố định nào được quy định. Tuy nhiên, để tiện lợi cho các hoạt động mua bán, sản xuất kinh doanh, bạn có thể tự tạo một mẫu biên bản chung phù hợp với hình thức giao nhận và đối tượng cụ thể. Điều này giúp đáp ứng nhiều trường hợp khác nhau.

\>> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chung TẠI ĐÂY

4.2. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho

Biên bản giao nhận hàng hóa kèm theo phiếu xuất kho là một tài liệu quan trọng trong quá trình giao nhận và quản lý hàng hóa. Tài liệu này thường chứa đựng thông tin chi tiết về quá trình xuất kho, bao gồm các mục như số lượng hàng hóa, chất lượng, thông tin về đơn vị giao và đơn vị nhận, cũng như mọi thông tin khác liên quan đến giao dịch.

Việc kết hợp biên bản này và phiếu xuất kho giúp tối ưu hóa quá trình quản lý hàng hóa, đồng thời tạo ra bằng chứng cụ thể và đầy đủ cho mọi bên liên quan.

\>> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho TẠI ĐÂY

4.3. Mẫu biên bản giao nhận nhận hàng hóa và nghiệm thu

Trong biên bản này, thông tin được ghi chi tiết, bao gồm số lượng, chất lượng và các thông tin khác liên quan. Ngoài ra, biên bản này cũng thường đi kèm với quá trình kiểm tra và nghiệm thu chất lượng của hàng hóa.

Khi có biên bản giao nhận nhận hàng hóa và nghiệm thu, cả người giao và người nhận hàng đều có bằng chứng về quá trình giao nhận và chất lượng của sản phẩm. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro tranh chấp và tạo ra sự minh bạch trong quá trình giao dịch.

\>> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu TẠI ĐÂY

4.4. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

Biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ thường là quá trình lãnh đạo công ty chuyển giao hàng hóa hoặc sản phẩm cho một bộ phận cụ thể hoặc giữa các bộ phận khác nhau trong cùng một đơn vị. Mục tiêu của biên bản này là xác nhận rằng giao nhận đã được thực hiện theo chỉ đạo từ cấp quản lý cao hơn.

\>> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ TẠI ĐÂY

4.5. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên

Biên bản giao nhận 3 bên thường được tạo ra để ghi chép quá trình chuyển giao hàng hóa, sản phẩm, hoặc vật tư giữa ba bên. Nội dung chính của biên bản này bao gồm thông tin về các bên tham gia trong quá trình bàn giao, loại hàng hóa được chuyển giao, thời gian, và địa điểm diễn ra quá trình bàn giao. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong giao dịch giữa ba đối tác.

\>> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên TẠI ĐÂY

4.6 Mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa Excel

Biên bản kiểm kê hàng hóa Excel là công cụ được sử dụng để thống kê tất cả các loại hàng hóa, vật tư có sẵn trong kho tại một thời điểm cụ thể. Với mục đích này, biên bản kiểm kê giúp doanh nghiệp xác định thông tin đầy đủ và chính xác về hàng hóa, từ đó hỗ trợ trong quá trình quản lý, bảo quản và quyết định về việc mua mới hay xử lý hàng tồn kho.

\>> Tải ngay mẫu biên bản giao nhận hàng hóa Excel TẠI ĐÂY

5. Lưu ý khi lập biên bản giao nhận hàng hóa

Để tạo ra một biên bản chính xác, đồng thời là cơ sở chứng minh để tránh tranh chấp trong tương lai, người lập cần lưu ý đến những điều sau:

• Thông tin chính xác: Đảm bảo rằng thông tin của bên bán và bên mua đầy đủ và chính xác, từ tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế đến người đại diện.
• Thời điểm thực hiện: Việc lập biên bản giao nhận nên diễn ra đồng thời với việc ký hợp đồng mua bán hoặc ngay khi quá trình giao nhận diễn ra. Điều này giúp tránh sai sót và theo dõi chặt chẽ quá trình giao nhận.
• Chữ ký và đóng dấu: Phải có chữ ký và đóng dấu của cả hai bên để chứng minh sự đồng tình. Nếu thiếu một trong hai, biên bản có thể mất giá trị pháp lý.
• Cần có 2 bản sao: Biên bản cần được sao chép thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Điều này làm cơ sở pháp lý khi có tranh chấp.
• Tuân thủ pháp luật: Mỗi biên bản giao nhận có thể có sự khác biệt tùy thuộc vào điều kiện và loại hàng, nhưng phải đảm bảo tuân thủ đúng thủ tục và quy định của pháp luật.
• Chứng cứ thực hiện hợp đồng: Biên bản này là chứng cứ quan trọng chứng minh việc thực hiện hợp đồng. Do đó, nó cần phản ánh đúng nội dung của hợp đồng mua bán để đảm bảo thông tin chính xác về giao nhận hàng hóa.

Qua bài viết trên, 1Office đã đề xuất các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp trong việc giảm thiểu lỗi sót trong quá trình mua bán và trao đổi. Chúc quý doanh nghiệp đạt được nhiều thành công trong kinh doanh!