Hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần là câu hỏi thắc mắc của hầu hết kế toán doanh nghiệp bởi nhu cầu chuyển hóa đơn điện tử phục vụ cho nhiều mục đích như xuất trình khi đi đường, lưu trữ… Vậy hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần, điều kiện để hóa đơn điện tử chuyển đổi hợp pháp là gì? Mời bạn đọc tìm hiểu tại bài viết dưới đây của Hóa đơn điện tử EasyInvoice
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần được quy định chi tiết tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo đó, về nguyên tắc hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang chứng từ giấy với mục đích để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần.
Ngoài ra, tại Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định về việc hóa đơn điện tử được chuyển đổi phải trùng khớp nội dung với hóa đơn điện tử gốc. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử chuyển đổi sẽ có giá trị dùng để lưu giữ ghi sổ, thực hiện theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử. Lưu ý rằng, hóa đơn điện tử chuyển đổi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
Cần đáp ứng 05 điều kiện khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử
Để hóa đơn điện tử chuyển đổi được công nhận và hợp pháp, kế toán cần lưu ý 05 điều kiện sau:
– Thứ nhất, hóa đơn đó phản ánh chính xác và đầy đủ nội dung hóa đơn điện tử gốc
– Thứ hai, trên hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng về việc xác nhận hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn giấy
– Thứ ba, phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
– Thứ tư, hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc, ngoài ra ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
– Thứ năm, đối với ký hiệu riêng thể hiện trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy phải đáp ứng đầy đủ những thông tin sau:
+ Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn [ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”];
+ Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi và thời gian thực hiện chuyển đổi
\>> EasyInvoice gửi đến Anh/chị kế toán mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp
Chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice
Dưới đây là hướng dẫn dành cho trường hợp muốn chuyển đổi hóa đơn để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa lưu thông trên đường, hoặc chuyển đổi để lưu trữ chứng từ kế toán, báo cáo thuế… Người dùng có thể tham khảo chi tiết cách chuyển đổi dưới đây:
\>> Tài liệu chuyển đổi: tại đây
Như vậy, theo quy định hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất và cần đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý nêu trên. Việc sử dụng hóa đơn điện giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện chuyển đổi, điều chỉnh, thay thế hay hủy bỏ hóa đơn.
Do đó nếu chưa áp dụng triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện chuyển đổi càng sớm càng tốt nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất làm việc của bộ phận kế toán.
Hiện tại, hóa đơn điện tử đang được chuyển đổi theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, để hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp EasyInvoice cung cấp các tài liệu hướng dẫn sau:
Theo quy định pháp luật, người bán hàng hóa được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh được nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi duy nhất một lần. Vậy hóa đơn chuyển đổi là gì? Quá trình chuyển đổi hóa đơn hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy gồm những bước nào? Tất cả sẽ được giải đáp ngay trong bài viết dưới đây của NewCA.
Hoá đơn chuyển đổi được hiểu là hoá đơn được in từ hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật. Vì thế phụ thuộc vào mục đích sử dụng mà người lập hoá đơn có thể được chuyển đổi từ dạng thức hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bảo đảm theo quy định của pháp luật.
\>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA
Trường hợp nào cần sử dụng hóa đơn chuyển đổi
Theo thông tư 32/2011/TT-BTC quy định, bên bán hàng hoá có quyền chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy khi cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá với cơ quan quản lý nhà nước.
Trường hợp thứ hai, bên bán và bên mua được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm mục đích lưu trữ giấy tờ kế toán theo yêu cầu của nghiệp vụ kế toán.
Điều kiện để thực hiện chuyển đổi hóa đơn
Thứ nhất, hoá đơn giấy phải thể hiện đầy đủ nội dung thông tin được ghi nhận trên hóa đơn điện tử. Vì thế đòi hỏi người xuất hoá đơn cần in đầy đủ nội dung hoá đơn ra cùng một mặt giấy khi thực hiện chuyển đổi.
Thứ hai, hoá đơn phải có đầy đủ chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi hoá đơn.
Thứ ba, phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và trên hoá đơn chuyển đổi cần ghi rõ HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ.
Thứ tư, giá trị pháp lý của hoá đơn chuyển đổi: đối với hoá đơn chuyển đổi, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện chuyển đổi như trên thì có giá trị pháp lý tương đương với hoá đơn điện tử.
Quy trình tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Bước 1: Từ file điện tử của hoá đơn điện tử do bên bán xuất khi bán hàng, bên bán hoặc bên mua có nhu cầu chuyển đổi tiến hành lưu trữ file điện tử của hoá đơn được thể hiện dưới dạng file pdf về máy tính.
Bước 2: Bên bán hoặc bên mua tiến hành in hoá đơn giấy từ hoá đơn định dạng .pdf của hóa đơn điện tử
Bước 3: Tiến hành ký và ghi rõ họ tên của chủ thể thực hiện quá trình chuyển đổi.
Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy
Chỉ tiêu so sánhHóa đơn điện tử chuyển đổiHóa đơn giấyMẫuSố liên của hóa đơn điện tử sẽ là 0Số liên của hóa đơn giấy là số trong khoảng từ 2 đến 9Số seriký hiệu dạng HM/17EĐối với đặt in có ký hiệu cuối cùng là P- Đối với hóa đơn giấy tự in có ký hiệu cuối cùng là TChữ kýCó ký hiệu riêng để xác nhận hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và trên hóa đơn phải chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.Chữ ký tay trực tiếp của người lậpHình thứcGhi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”, là dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn- Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi và thời gian thực hiện chuyển đổiDựa trên khuôn mẫu của hóa đơn đặt in hoặc khuôn mẫu hóa đơn đăng ký do mình tự phát hànhBảng so sánh chi tiết
Hướng dẫn người mua tự chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trên CyberBill
NewCA là nhà cung cấp dịch vụ số uy tín được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Một trong những sản phẩm số ưu việt được NewCA cung cấp là phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill. Đây là giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp tối đa, hỗ trợ rút ngắn các thủ tục hành chính về hóa đơn.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử CyberBill, người dùng được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, nhằm phục vụ nhu cầu kinh doanh. Khách hàng chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất theo quy định pháp luật.
Để thực hiện chuyển đổi hóa đơn đơn quý khách hàng thao tác theo các bước như sau:
Bước 1: Chọn Hóa đơn [1]
Bước 2: Chọn Chuyển đổi hóa đơn [2]
Bước 3: Chọn Chưa chuyển đổi [3]
Bước 4: Tích chọn hóa đơn muốn chuyển đổi [4]
Bước 5: Chọn Chuyển đổi [5]
Bước 6: Chọn Đã chuyển đổi [6] để xem lại hóa đơn chuyển đổi
Bước 7: Chọn [7] để xem lại hóa đơn chuyển đổi
Bước 8: Chọn [8] để tải hóa đơn chuyển đổi
Trên hóa đơn chuyển đổi có mục người chuyển đổi và ngày chuyển đổi và người mua hàng
Mục người chuyển đổi và người mua hàng khi in hóa đơn bên mua và bên bán sẽ ký đóng dấu tương ứng.
Trên đây là toàn bộ các thông tin về hóa đơn chuyển đổi là gì, quy trình chuyển đổi hóa đơn. Hy vọng NewCA đem lại các thông tin hữu ích cho quý khách hàng. Mọi thông tin cần tư vấn, giải đáp thắc mắc vui lòng liên hệ qua hotline 1900 2066. Truy cập newca.vn để lựa chọn các sản phẩm phù hợp với doanh nghiệp.
Ai có quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử?
Theo thông tư 32/2011/TT-BTC quy định, bên bán hàng hoá có quyền chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy khi cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá với cơ quan quản lý nhà nước.
Bao nhiêu tiền thì xuất hóa đơn điện tử?
Căn cứ theo Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC [đã hết hiệu lực] có quy định về việc không cần lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ có tổng giá trị thanh toán dưới 200.000 đồng, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.
Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?
Như vậy, các doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đến hết ngày 30.6.2022. Thời hạn bắt buộc các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên toàn quốc đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng HĐĐT là từ ngày 1.7.2022.
Thông tư 78 có hiệu lực khi nào?
Tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020, Chính phủ đã điều chỉnh thời gian bắt buộc: Doanh Nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2022.