Trình duyệt của bạn không hỗ trợ nghe audio.
Khi bạn đang làm việc với các tài liệu dài hơn, việc xác định một từ hoặc cụm từ cụ thể có thể khó khăn và tốn thời gian. Word có thể tự động tìm kiếm tài liệu của bạn bằng tính năng Tìm [Find] và nó cho phép bạn nhanh chóng thay đổi các từ hoặc cụm từ bằng tính năng Thay thế [Replace]. Trong bài học Word này chúng ta sẽ tìm hiểu và Sử dụng Find and Replace trong Word 2019 các bạn nhé.
Để tìm văn bản:
Trong ví dụ của dưới đây chúng mình đã tạo ra 1 đoạn văn ngẫu nhiên và sử dụng lệnh Find [tìm] để xác định tất cả các vị trí xuất hiện từ đó. Dưới đây là các bước cụ thể
Trên thanh Ribbon chọn tab Home sau đó nhấn vào lệnh Find [Tìm]. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl + F trên bàn phím của mình.
Ngăn điều hướng navigation pane sẽ xuất hiện ở bên trái màn hình.
Nhập văn bản bạn muốn tìm vào trường ở đầu ngăn dẫn hướng. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ nhập từ mà chúng tôi đang tìm kiếm.
Nếu văn bản được tìm thấy trong tài liệu, văn bản đó sẽ được đánh dấu bằng màu vàng và bản xem trước kết quả sẽ xuất hiện trong ngăn điều hướng [navigation pane]. Bạn cũng có thể nhấp vào một trong các kết quả bên dưới các mũi tên để chuyển đến kết quả đó.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào X để đóng ngăn điều hướng. Đánh dấu văn bản sẽ biến mất
Để có thêm tùy chọn tìm kiếm, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh trường tìm kiếm.
Để thay thế văn bản:
Bạn có thể phát hiện ra rằng bạn đã mắc lỗi liên tục trong suốt tài liệu của mình, chẳng hạn như viết sai chính tả tên của ai đó hoặc bạn cần phải trao đổi một từ hoặc cụm từ cụ thể cho một người khác. Bạn có thể sử dụng tính năng Find and Replace [Tìm và Thay thế] của Word để nhanh chóng thực hiện các bản sửa đổi. Trong ví dụ dưới đây chúng tôi sẽ sử dụng Tìm và Thay thế để thay đổi từ Video thành Hoc TV
Trên thanh Ribbon chọn tab Home, nhấp vào lệnh Replace. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl + H trên bàn phím của mình.
Hộp thoại Find and Replace [Tìm và Thay thế ] sẽ xuất hiện.
Nhập văn bản bạn muốn tìm vào ô Find what
Nhập văn bản bạn muốn thay thế vào ô Replace with:, sau đó bấm Find Next
Word sẽ tìm vị trí đầu tiên của văn bản muốn tìm và đánh dấu nó bằng màu xám.
Xem lại văn bản để đảm bảo bạn muốn thay thế nó. Nếu muốn thay thế nhấn vào Replace
.Nhấp vào Find Next để chuyển sang vị trí tiếp theo. Nếu bạn muốn thay thế nó, bạn có thể nhấp vào Thay thế để thay đổi các trường hợp văn bản riêng lẻ. Bạn cũng có thể bấm Replace All để thay thế tất cả kết quả tìm thấy của văn bản trong toàn bộ tài liệu. Văn bản sẽ được thay thế đồng thời tính năng cũng thống kê được số từ đã thay thế
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Close hoặc Cancel để đóng hộp thoại.
Đối với các tùy chọn tìm kiếm bổ sung, hãy nhấp vào More trong hộp thoại Find and Replace. Từ đây, bạn có thể chọn các tùy chọn bổ sung, như so khớp chữ hoa chữ thường và bỏ qua dấu chấm câu...
Khi nói đến việc sử dụng Replace All, điều quan trọng cần nhớ là nó có thể tìm thấy các kết quả phù hợp mà bạn không lường trước và có thể bạn không thực sự muốn thay đổi. Bạn chỉ nên sử dụng tùy chọn này nếu bạn hoàn toàn chắc chắn rằng nó sẽ không thay thế bất cứ thứ gì bạn không muốn.
5 cách tìm kiếm, thay thế trong Excel từ cơ bản đến nâng cao
- Tìm kiếm được dữ liệu nhanh và dễ dàng
- Có thể thay thế hoặc sửa lỗi các dữ liệu đang tìm
- Có thể tìm kiếm được trên nhiều dữ liệu
Bước 1: Tô chọn vùng dữ liệu bạn cần tìm kiếm > Mở hộp thoại Find and Replace bằng cách nhấn Ctrl + F hoặc bạn cũng có thể vào thẻ Home > Editing > Find & Select > Find…
Mở hộp thoại Find and Replace bằng cách nhấn Ctrl + F hoặc bạn cũng có thể vào thẻ Home > Editing > Find & Select > Find…
Bước 3: Trong ô Find what, điền vào ký tự hoặc giá trị bạn muốn tìm kiếm sau đó nhấn chọn Find All hoặc Find Next
Trong ô Find what, điền vào ký tự hoặc giá trị bạn muốn tìm kiếm sau đó nhấn chọn Find All hoặc Find Next
Trong đó:
- Find All: Sẽ mở ra 1 danh sách liệt kê tất cả các lần xuất hiện của giá trị tìm kiếm, bạn có thể điều hướng bằng dấu mũi tên.
- Find Next: Sẽ chọn giá trị tìm kiếm xuất hiện đầu tiên trên bảng tính, khi nhấn chọn Find Next lần thứ 2 sẽ chọn giá trị xuất hiện thứ 2 và cứ như vậy.
Để mở được hộp thoại này đầu tiên bạn hãy nhấn vào Options nhé!
Trong đó:
- Within: Tìm kiếm giá trị cụ thể trong bảng tính hiện tại [Sheet] hoặc toàn bộ tập tin [Workbook].
- Search: Tìm kiếm các giá trị từ trái sang phải [By Rows] hoặc từ trên xuống dưới [By Columns].
- Look in: Giúp bạn tìm kiếm được kiểu dữ liệu nhất định Kiểu công thức [Formulas], Giá trị [Values], Bình luận [Comments].
- Match case check: Tìm kiếm chính xác chữ in hoa hoặc chữ thường
- Match entire cell contents: Tìm kiếm các ô chỉ chứa duy nhất những ký tự mà đã điền vào Find What
Các tùy chọn
Bước 1: Nhấn tổ hợp Ctrl + F để mở hộp thoại Find & Replace > bấm Options > Format… và chọn lựa kiểu định dạng bạn muốn tìm kiếm trong hộp thoại Find Format.
Nếu bạn muốn tìm các ô khớp với định dạng của một ô khác trong bảng tính của bạn hay xóa bất kỳ tiêu chí nào trong hộp Find what, hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh Format, chọn Choose Format From Cell và nhấp vào ô có định dạng mong muốn.
Nhấn tổ hợp Ctrl + F để mở hộp thoại Find & Replace > bấm Options > Format… và chọn lựa kiểu định dạng bạn muốn tìm kiếm trong hộp thoại Find Format.
Bước 2: Chọn định dạng mong muốn
Chọn định dạng mong muốn
Bước 3: Ô đã được định dạng
Ô đã được định dạng
- Nếu phần Look in phía trên chỉ giúp bạn tìm kiếm được các công thức cho 1 giá trị nhất định thì ở phần Go to Special sẽ tìm được các ô có chứa công thức mà bạn muốn
- Các ô đáp ứng các yêu cầu của bạn được tìm thấy thì sẽ được bôi màu nổi bật
- Các ô đáp ứng yêu cầu của bạn không được tìm thấy thì Excel sẽ hiện 1 thông báo không tìm thấy những ô này.
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn tìm kiếm hoặc chọn 1 ô bất kỳ để tìm kiếm được trên toàn bảng tính > Nhấp vào Find & Select > Chọn Go to Special
Chọn vùng dữ liệu bạn muốn tìm kiếm hoặc chọn 1 ô bất kỳ để tìm kiếm được trên toàn bảng tính > Nhấp vào Find & Select > Chọn Go to Special
Bước 2: Trong hộp thoại Go to Special > Chọn Formulas > Đánh dấu những lựa chọn tương ứng với kết quả công thức bạn muốn tìm > Nhấn OK.
Trong đó:
- Numbers: Tìm các công thức chứa giá trị số [Kể cả ngày tháng]
- Text: Tìm kiếm các công thức chứa các giá trị văn bản
- Logicals: Tìm các công thức chứa giá trị TRUE và FALSE
- Errors: Tìm các ô với các công thức chứa lỗi như #N/A, #NAM ?, #REF!, #VALUE!, #DIV/0 !, #NULL! và #NUM!.
Trong hộp thoại Go to Special > Chọn Formulas > Đánh dấu những lựa chọn tương ứng với kết quả công thức bạn muốn tìm > Nhấn OK.
Sử dụng dấu hoa thị [*] để tìm bất kỳ chuỗi ký tự nào. Ví dụ: đối với từ tìm kiếm “sm*”, ta sẽ tìm thấy “Smile” và “Small”.
Sử dụng dấu hoa thị [*] để tìm bất kỳ chuỗi ký tự nào
Sử dụng dấu hỏi [?] để tìm bất kỳ ký tự đơn lẻ nào. Ví dụ: đối với từ tìm kiếm “gr?y”, ta sẽ tìm thấy “grey” và “gray”.
Sử dụng dấu hỏi [?] để tìm bất kỳ ký tự đơn lẻ nào
- Việc sử dụng lệnh Thay thế [Replace] trong Excel sẽ thay đổi toàn bộ dữ liệu bạn muốn thay thế trên vùng dữ liệu đã chọn, trang tính, bảng tính.
- Để cho việc thay thế được thực hiện 1 cách thuận lợi không gặp bất cứ lỗi nào bạn hãy Clear tất cả định dạng ở phần Find what trước nhé!!
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn thay thế hoặc chọn ô bất kỳ để thay thế trên toàn bộ bảng tính > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở thẻ Replace hoặc mở thẻ Home > Editing chọn Find & Select > Chọn Replace.
Chọn vùng dữ liệu bạn muốn thay thế hoặc chọn ô bất kỳ để thay thế trên toàn bộ bảng tính > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở thẻ Replace hoặc mở thẻ Home > Editing chọn Find & Select > Chọn Replace.
Bước 3: Trong hộp thoại Find What, gõ giá trị tìm kiếm, trong ô Replace with, gõ giá trị thay thế > Nhấp vào Replace để thay thế từng kết quả một hoặc Replace All để thay đổi tất cả kết quả tìm kiếm.
Trong hộp thoại Find What, gõ giá trị tìm kiếm, trong ô Replace with, gõ giá trị thay thế > Nhấp vào Replace hoặc Replace All
Để thay thế tất cả kết quả tìm kiếm với khoảng trắng thì bạn chỉ cần gõ giá trị cần tìm kiếm vào hộp Find what > để trống hộp Replace with > nhấn chọn Replace All
Gõ giá trị cần tìm kiếm vào hộp Find what > để trống hộp Replace with > nhấn chọn Replace All
Để thay thế dấu ngắt dòng bằng bất cứ dấu tách nào bạn muốn thì hãy nhập ký tự ngắt dòng trong phần Find what bằng tổ hợp phím Ctrl + J. Phím tắt này là mã kiểm soát ASCII cho ký tự 10 [ ngắt dòng hoặc dòng cấp dữ liệu]
Sau khi xuất hiện dấu chấm nhấp nháy nhỏ thì gõ ký tự thay thế vào hộp Replace with.
Ví dụ: nhập ký tự “ “ [khoảng trắng] và nhấn vào Replace All.
Thay thế bằng dấu ngắt dòng
Bước 1: Mở thẻ Replace của hộp thoại Options > Nhấp vào mũi tên của nút Format bên cạnh hộp Find what > Chọn Clear Find Format [Nếu ô bạn tìm không có định dạng] hoặc Choose Format From Cell [Nếu ô của bạn tìm có định dạng].
Mở thẻ Replace của hộp thoại Options > Nhấp vào mũi tên của nút Format bên cạnh hộp Find what > Chọn Clear Find Format hoặc Choose Format From Cell.
Bước 2: Bên cạnh hộp Replace with > Nhấn vào nút Format và chọn những định dạng mới bằng cách sử dụng hộp thoại Replace Format hoặc bạn cũng có thể làm như Bước 1 để thay đổi theo những định dạng từ những ô có sẵn.
Bên cạnh hộp Replace with > Nhấn vào nút Format
Bước 3: Chọn những định dạng mới bằng cách sử dụng hộp thoại Replace Format hoặc bạn cũng có thể làm như Bước 1 để thay đổi theo những định dạng từ những ô có sẵn > Nhấn vào nút OK.
Chọn những định dạng mới bằng cách sử dụng hộp thoại Replace Format hoặc bạn cũng có thể làm như Bước 1 để thay đổi theo những định dạng từ những ô có sẵn > Nhấn vào nút Repalce All.
Bước 4: Sau khi chọn Replace hoặc Replace All thì Excel sẽ hiện thông báo thay đổi bao nhiêu ô.
Sau khi chọn Replace hoặc Replace All thì Excel sẽ hiện thông báo thay đổi bao nhiêu ô.
Bước 5: Kết quả có được sau khi thực hiện.
Kết quả có được sau khi thực hiện.
Nếu bạn cần tìm dấu hoa thị hoặc dấu chấm hỏi trong trang tính, gõ ký tự “~” trước chúng.
Ví dụ: Để tìm và thay thế các ô chứa dữ liệu và dấu chấm hỏi, bạn sẽ gõ ~ ? vào hộp Find what. Để thế các dấu ? đó bằng dấu * thì chúng ta sẽ điền dấu * vào ô Replace with.
Tìm và thay thế kí tự đại diện
Đây là một vài phím tắt có thể giúp bạn thao tác nhanh hơn để thực hiện các lệnh trên:
- Ctrl + F: phím tắt Find phím tắt mở thẻ Find trong Find & Replace
- Ctrl + H: phím tắt Replace mở thẻ Replace trong Find & Replace
- Ctrl + Shift + F4: kết quả tìm kiếm xuất hiện trước đó
- Shift + F4: kết quả tìm kiếm tiếp theo
- Ctrl + J: tìm hoặc thay thế một ngắt dòng
Đó là những cách để tìm kiếm trong Excel cực đơn giản và hiệu quả, bạn hãy tham khảo và làm theo nhé. Nếu có thắc mắc gì bạn hãy để lại bình luận bên dưới, còn nếu thấy hay thì hãy chia sẻ cho mọi người cùng xem nhé. Chúc bạn thành công!!!