Trong giai đoạn tuyển dụng gấp rút để tìm được người đảm trách vị trí đang bỏ trống, việc phân tích công việc là điều mà một số nhà tuyển dụng thường bỏ qua. Nhưng đây có thể là một sai lầm lớn, nhất là khi công ty đang trên đà phát triển và vai trò có ít nhiều thay đổi. Phân tích công việc là cơ sở để tạo ra mô tả công việc và nếu không thực hiện hiệu quả, tin đăng tuyển dụng có thể thu hút sai ứng viên, gây tốn kém và mất thời gian.
Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu phân tích công việc là gì, vai trò và cách thực hiện phân tích công việc khi tuyển dụng nhé.
Phân tích công việc là gì?
Phân tích công việc là việc nghiên cứu chuyên sâu về các nhiệm vụ, trách nhiệm và kỹ năng cần thiết để thực hiện thành công một công việc. Vì vậy, nó được xem là bước đầu tiên của quá trình tuyển dụng.
Tại sao phải phân tích công việc?
Bằng cách thực hiện phân tích công việc, nhà tuyển dụng có thể làm rõ yêu cầu của vai trò cũng như xác định kỳ vọng về ứng viên, thậm chí khám phá những cách mới để tinh chỉnh vai trò nhằm đạt hiệu quả tối ưu.
Bên cạnh đó, khi công nghệ phát triển, các nhiệm vụ có thể chưa tồn tại trước đây cần được thêm vào mô tả công việc. Hơn nữa, phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực giúp phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận một cách công bằng hoặc giúp điều chỉnh mức lương nếu cần.
Ngoài ra, phân tích công việc còn cung cấp một số lợi ích khác cho doanh nghiệp như:
- Xác định rủi ro liên quan đến trách nhiệm công việc;
- Cải thiện khả năng ra quyết định trong quá trình tuyển dụng;
- Đánh giá được tầm quan trọng của công việc đối với các công việc khác;
- Thúc đẩy các chương trình đào tạo;
- Góp phần phát triển một chế độ lương thưởng hấp dẫn hơn…
“Phân tích công việc giúp người sử dụng lao động trong việc tuyển dụng và lựa chọn, quản lý hiệu suất, lựa chọn lương thưởng và phúc lợi…”
Cách hoàn thành bảng phân tích công việc
Nếu thắc mắc về quy trình phân tích công việc, bạn có thể làm theo các bước sau:
Thu thập dữ liệu
Trước tiên, bạn cần dành thời gian để hiểu rõ những chi tiết lớn nhỏ của vai trò. Tùy thuộc vào cách thu thập thông tin, bạn có thể hẹn gặp trực tiếp hoặc gửi các bảng khảo sát đến nhân viên đã và đang giữ vị trí đó, cũng như người giám sát có liên quan. Các câu hỏi và chủ đề bạn nên đề cập bao gồm:
- Kỹ năng và kiến thức chuyên môn cần thiết để thực hiện tốt công việc là gì?
- Đó là vị trí sơ cấp, trung cấp, cao cấp?
- Người đảm nhận vai trò có thể thăng tiến bằng cách nào?
- Chương trình đào tạo nào dành cho người đảm trách công việc này?
- Hiệu suất của nhân viên được đo lường như thế nào?
- Máy móc, thiết bị được sử dụng là gì?
- Kiểu tính cách nào cần thiết để thực hiện vai trò một cách chính xác và an toàn?
- Điều kiện làm việc thế nào? Điều đó ảnh hưởng đến nhân viên ra sao?
- Nhân viên ở vai trò này thường tương tác với ai?
- Họ được giám sát bằng cách nào và bởi ai?
- Vai trò này tác động như thế nào đến tài chính và ngân sách của công ty?
Đánh giá sự thay đổi
Bước tiếp theo là xem lại mô tả công việc hiện tại để xác định vai trò đã thay đổi như thế nào:
- Có phải họ không còn phải thực hiện một số nhiệm vụ?
- Họ đã đảm nhận những nhiệm vụ và trách nhiệm mới nào?
- Các chương trình hoặc công cụ họ sử dụng có thay đổi không?
- Có lỗ hổng kỹ năng nào cần được bồi dưỡng không?
- Khối lượng công việc, quy trình hoặc trải nghiệm của nhân viên thay đổi như thế nào?
Nghiên cứu tiêu chuẩn ngành
Xem lại các mô tả công việc tương tự như vị trí bạn đang phân tích để xem các công ty khác bao gồm những gì và bạn có thể cải thiện như thế nào để thu hút ứng viên chất lượng.
Mẹo nhỏ là tìm kiếm trên Google, LinkedIn, các trang web tuyển dụng như CareerLink để có thông tin đa dạng hơn.
Hình thành ý tưởng
Dựa trên thông tin thu thập được, bây giờ bạn có thể soạn thảo bản phân tích công việc, bao gồm:
Đặt ra kỳ vọng - Vạch ra những kỳ vọng mà bạn có đối với nhân viên đảm nhận vai trò. Điều này có nghĩa là mục tiêu đạt được trong một khoảng thời gian hoặc làm thế nào để vai trò phù hợp với sứ mệnh chung của công ty.
Kỹ năng, học vấn và năng lực - Những nhiệm vụ, trách nhiệm, công cụ, ngành học nào mà người đảm nhận vai trò này nên có? Họ có cần một số năm kinh nghiệm nhất định hay không?
Sự phù hợp về hành vi và văn hóa - Ứng viên tốt nhất nên sở hữu các kỹ năng cần thiết cho công việc, nhưng họ cũng nên phù hợp với giá trị của công ty. Họ cần phải tự chủ hay là một nhà lãnh đạo bẩm sinh? Họ cần biết phân tích dữ liệu hay có tinh thần sáng tạo?
Mức lương - Để đưa ra mức lương xứng đáng, hãy xem xét các kỹ năng và trình độ cần thiết cho vai trò, trách nhiệm liên quan, mức lương của đối thủ cạnh tranh và khung lương mà công ty đã thiết lập cho các vai trò tương đương khác.
Đưa vào sử dụng chính thức
Khi đã hoàn thành phân tích công việc và phát họa mô tả, hãy xem xét chúng với một nhân viên và người quản lý liên quan đến vai trò này. Sau khi được phê duyệt, bạn có thể sử dụng dữ liệu này để tạo mô tả công việc và bắt đầu quá trình tuyển dụng hiệu quả bởi bạn biết chính xác những gì mình đang tìm kiếm.
Mặc dù việc phân tích công việc toàn diện có thể tốn nhiều thời gian và công sức nhưng bạn sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ việc thực hiện kỹ lưỡng. Từ tuyển dụng, đào tạo đến mức lương hấp dẫn và nâng cao năng suất, phân tích công việc sẽ làm cho nhiệm vụ của bộ phận nhân sự trở nên dễ dàng hơn và mang lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh về tổng thể.
Nguyễn Lý
Quản trị nhân sự là công việc của các nhà quản trị trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều yếu tố. Trong đó phân tích công việc cũng là một trong những việc quan trọng cần phải có sự hiểu biết. Cùng tìm hiểu về phân tích công việc và quy trình phân tích công việc trong bài viết sau.
Phân tích công việc là gì?
Phân tích công việc là gì?
Phân tích công việc là một công cụ quản trị nhân sự cơ bản nhất. Trước khi đi vào quy trình phân tích công việc chúng ta sẽ cần làm rõ các khái niệm quan trọng.
Công việc là gì? Công việc chính là các công tác cụ thể phải hoàn thành nếu cá nhân, tổ chức muốn đạt được các mục tiêu của mình.
Phân tích công việc là gì? Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức.
Hay cụ thể hơn, phân tích công việc chính là một tiến trình mô tả và ghi lại mục tiêu của một công việc, các nhiệm vụ và hoạt động của nó, các điều kiện hoàn thành công việc, các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết để hoàn thành công việc.
Mục đích của phân tích côn việc chính là giúp trả lời 6 câu hỏi sau:
1. Nhân viên thực hiện những công tác gì?
2. Khi nào công việc được hoàn thành?
3. Công việc được thực hiện ở đâu?
4. Công nhân viên làm công việc đó như thế nào?
5. Tại sao phải thực hiện công việc đó?
6. Để thực hiện công việc đó cần phải hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?
Phân tích công việc sẽ giúp nhà quản trị có thể hiểu tóm tắt được trách nhiệm và nhiệm vụ của nhân viên đảm nhiệm một công việc, các điều kiện, kiến thức và kỹ năng nhân viên cần có để xử lý công việc đó…
Các yếu tố liên quan đến công việc đều được thu thập, phân tích và ghi chép lại như nó đang hiện hữu trong thực tế chứ không phải công việc đó nên như thế nào.
Phân tích công việc được thực hiện trong 3 trường hợp sau:
1. Khi tổ chức được thành lập và sử dụng phân tích công việc lần đầu tiên
2. Khi doanh nghiệp cần có thêm một cố công việc mới.
3. Khi các công việc phải thay đổi do các tác động từ khoa học kỹ thuật mới, phương pháp, thủ tục hoặc một hệ thống mới.
Phân tích công việc có những mục đích nhất định
Bạn có thể tìm hiểu thêm về: Các phương pháp quản trị nhân sự
Quy trình phân tích công việc
Trong quy trình phân tích công việc, tối thiểu phải có các thành phần sau tham gia vào bao gồm: Nhà phân tách, nhân viên và các cấp quản trị trực tiếp như quản đốc hay trưởng phòng.
Trong các tổ chức lớn, thường sẽ có một hoặc nhiều nhà phân tích công việc, tuy nhiên ỏ các tổ chức nhỏ thì cấp quản đốc sẽ chịu trách nhiệm phân tích này. Các công ty, doanh nghiệp nếu thiếu chuyên viên có thể nhờ các chuyên viên tư vấn ở bên ngoài giúp.
Trước khi thực hiện quy trình phân tích công việc, nhà phân tích sẽ phải nghiên cứu kỹ càng về công việc càng nhiều càng tốt thông qua việc xem lại sơ đồ tổ chức, chuyện trò cùng các cá nhân quen thuộc với công việc đó.
Trước khi bắt đầu, người làm công tác quản lý cần phải giới thiệu với nhân viên về các chuyên gia phân tích công việc và cho biết lý do cần phải phân tích công việc. Dù cho thái độ của nhân viên không ảnh hưởng đến nhà phân tích, tuy nhiên nhà phân tích vẫn cần tạo mối tin tưởng hỗ tương với nhân viên. Thất bại trong việc phân tích công việc dễ dàng dẫn đến tình trạng trì trệ trong công việc.
Bảng mô tả quá trình phân tích công việc qua 6 bước
Quy trình phân tích công việc được thể hiện trong 6 bước sau đây:
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc
Cần phải xác định mục đích sử dụng thông tin chúng ta mới có thể ấn định các phương pháp thu thập thông tin.
Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản
Bước tiếp theo của xác định mục đích sử dụng, nhà phân tích công việc sẽ phải xem xét lại thông tin cơ bản như sơ đồ tổ chức, sơ đồ tiến trình công việc [process charts] và bảng mô tả công việc hiện có. Sơ đồ tổ chức cho ta biết công việc này có mối liên kết với các công việc khác như thế nào.
Sơ đồ tiến trình hay còn được gọi là sơ đồ luồng công việc hoặc lưu chuyển đồ [flow of work chart] giúp nhà phân tích hiểu rõ và co tiết từ đầu vào [inputs] tới đầu ra [outputs]. Sau cùng bảng mô tả công việc hiện thời sẽ giúp chúng ta xây dựng lại một bảng mô tả công việc hoàn chỉnh hơn.
Bước 3: Lựa chọn các công việc tiêu biểu
Đây là việc cần thiết khi có nhiều công việc tương tự nhau. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian phân tích các công việc trong dây chuyền sản xuất chẳng hạn.
Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc
Dừng các phương pháp đã nêu ở phần II để thu thập thông tin liên quan đến các hoạt động, thái độ ứng xử, điều kiện làm việc, cá tính và khả năng…
Bước 5: Kiểm tra lại thông tin với các thành viên
Cần kiểm tra lại thông tin đã thu thập được với các nhân viên đảm nhận côn việc đó và cấp quản trị trực tiếp của đương sự. Điều này giúp đạt được sự đồng tình của đương sự về bảng phân tích công việc bởi vì họ có cơ hội duyệt xét lại chính công việc mà họ thực hiện.
Bước 6: Triển khai bảng mô tả công việc và bảng mô tả tiêu chuẩn công việc
Sau khi hoàn thành bản phân tích công việc, nhà quản trị phải soạn thảo 2 tài liệu cơ bản, đó là bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc.
Cùng với những sự hiểu biết về phân tích công việc và quy trình phân tích công việc, các nhà quản trị sẽ dễ dàng quản trị nhân sự và công việc của họ hơn. Hi vọng bài viết trên đây sẽ hữu ích với những người có nhu cầu tìm hiểu về phân tích công việc.
Bạn có thể đăng ký khóa học quản trị nhân sự tại Smartrain nếu như có nhu cầu muốn nâng cao các kỹ năng quản trị nhân sự cho bản thân.
Hotline đăng ký: 0918 924 388
Viện Quản Trị Tài Chính AFC Việt Nam