Công ty trách nhiệm hữu hạn [TNHH] một thành viên là mô hình chủ thể kinh doanh có tư cách pháp nhân. Hay nói cách khác, công ty có tư cách pháp lý độc lập, kể cả với chủ sở hữu công ty. Để phòng ngừa các nguy cơ tư lợi, ảnh hưởng đến quyền lợi của công ty và chủ nợ, pháp luật doanh nghiệp xây dựng nên quy định về kiểm soát các giao dịch, hợp đồng giữa công ty với những chủ thể liên quan.
Theo Điều 86 của Luật Doanh nghiệp năm 2014, trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, hợp đồng, giao dịch giữa công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu với những người sau đây phải được Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên xem xét quyết định:
[i] Chủ sở hữu công ty và người có liên quan của chủ sở hữu công ty;
[ii] Thành viên Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên;
[iii] Người có liên quan của Thành viên Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên;
[iv] Người quản lý của chủ sở hữu công ty, người có thẩm quyền bổ nhiệm những người quản lý đó;
[v] Người có liên quan với người quản lý của chủ sở hữu công ty, người có thẩm quyền bổ nhiệm những người quản lý đó.
Như vậy, việc kiểm soát các giao dịch, hợp đồng giữa công ty với chủ thể liên quan chỉ đặt ra đối với công ty TNHH một thành viên do tổ chức thành lập, mà không đặt ra với công ty TNHH một thành viên do cá nhân thành lập. Sự phân biệt này của Luật Doanh nghiệp là xuất phát từ đặc thù của chủ sở hữu. Chủ sở hữu là tổ chức không phải là một con người cụ thể, cho nên khả năng giám sát công ty và người liên quan sẽ phức tạp và khó khăn; bởi chủ sở hữu phải ủy quyền cho cá nhân [người được ủy quyền] thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình trong công ty.[1] Ngoài ra, chủ sở hữu là tổ chức sẽ có nhiều chủ thể liên quan như người quản lý của chủ sở hữu công ty, người có thẩm quyền bổ nhiệm những người quản lý đó... Còn đối với chủ sở hữu là cá nhân thì chủ sở hữu có thể tự mình kiểm soát và giám sát hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý của công ty, mà không phải thông qua cơ chế ủy quyền như trường hợp chủ sở hữu là tổ chức. Cho nên, đối với hợp đồng, giao dịch giữa công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu với chủ sở hữu công ty hoặc người có liên quan của chủ sở hữu công ty phải được ghi chép lại và lưu giữ thành hồ sơ riêng của công ty.[2]
Về thủ tục chấp nhận giao dịch, hợp đồng:
Người ký kết hợp đồng phải thông báo cho Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên về các đối tượng có liên quan đối với hợp đồng, giao dịch đó; đồng thời kèm theo dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu của giao dịch đó.
Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty và Kiểm soát viên phải quyết định việc chấp thuận hợp đồng hoặc giao dịch trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo theo nguyên tắc đa số, mỗi người có một phiếu biểu quyết; người có lợi ích liên quan không có quyền biểu quyết.
Về điều kiện chấp nhận giao dịch, hợp đồng:
Hợp đồng, giao dịch chỉ được chấp thuận khi có đủ các điều kiện sau đây:
[i] Các bên ký kết hợp đồng hoặc thực hiện giao dịch là những chủ thể pháp lý độc lập, có quyền, nghĩa vụ, tài sản và lợi ích riêng biệt;
[ii] Giá sử dụng trong hợp đồng hoặc giao dịch là giá thị trường tại thời điểm hợp đồng được ký kết hoặc giao dịch được thực hiện;
[iii] Chủ sở hữu công ty tuân thủ đúng nghĩa vụ quy định của Luật Doanh nghiệp về kiểm soát giao dịch, hợp đồng với giữa công ty với người có liên quan.
Về xử lý hậu quả của giao dịch, hợp đồng chưa được chấp thuận:
Hợp đồng, giao dịch bị vô hiệu và xử lý theo quy định của pháp luật nếu được ký kết không đúng quy định tại các khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 86 của Luật Doanh nghiệp năm 2014, gây thiệt hại cho công ty.
Người ký hợp đồng và người có liên quan là các bên của hợp đồng liên đới chịu trách nhiệm về thiệt hại phát sinh và hoàn trả cho công ty các khoản lợi thu được từ việc thực hiện hợp đồng, giao dịch đó.
Ban kiểm soát trong công ty đóng vai trò như cơ quan tư pháp trong bộ máy nhà nước. Nó ra đời nhằm thực hiện việc kiểm tra giám sát hoạt động quản lý và điều hành của công ty. Tùy vào loại hình công ty mà pháp luật quy định bắt buộc phải có Ban kiểm soát hay không. Vấn đề này được quy đinh từ Điều 54 của Luật Doanh nghiệp 2020.
Thành lập ban kiểm soát
Theo quy định tại luật doanh nghiệp 2020 công ty tnhh hai thành viên trở lên có thể không có ban kiểm soát [hoặc có do công ty quyết định] Như vậy, các quy định về ban kiểm soát trong công ty TNHH hai thành viên trở lên hoàn toàn không bị giới hạn. Tuy nhiên, có thể tham khảo một số quyền, nghĩa vụ, điều kiện, tiêu chuẩn…của doanh nghiệp nhà nước từ điều 103 đến 108 Luật doanh nghiệp 2020 dưới đây.
Tiêu chuẩn và điều kiện của kiểm soát viên
Đôi với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở liên việc quy định tiêu chuẩn và điều kiện hoàn toàn do các thành viên thoả thuận và nêu trong điều lệ công ty.
Về tiêu chuẩn:– Trình độ chuyên môn: đã được đào tạo 1 trong các chuyên ngành về tài chính, kiểm toán, kế toán, luật, quản trị kinh doanh. Bởi nhiệm vụ của Ban kiểm soát là quản trị và quản lý hoạt động công ty. Cho nên, để có thể giám sát được kiểm sát viên phải có kiến thức nhất định về một số lĩnh vực liên quan đến hoạt động của công ty.
– Kinh nghiệm làm việc: 03 năm đối với kiểm sát viên và 05 năm với trưởng Ban kiểm soát đối với các công việc liên quan đến chuyên ngành đào tạo nêu trên. Với đặc thù công việc, kiểm soát viên phải có kinh nghiệm làm việc trong một khoảng thời gian nhất định. Như vậy mới đảm bảo Ban kiểm soát hoạt động một cách hiệu quả nhất.
Về điều kiện:– Không phải là người lao động của công ty.– Không được kiêm Giám đốc và Tổng giám đốc của doanh nghiệp khác.– Không đồng thời là Kiểm soát viên, thành viên Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng quản trị của doanh nghiệp khác, trừ trường hợp đó là doanh nghiệp nhà nước.– Không phải là người có liên quan của người đứng đầu, cấp phó của cơ quan đại diện chủ sở hữu; thành viên Hội đồng thành viên; Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc kế toán của công ty; kiểm soát viên khác của công ty.
– Các điều kiện này ra đời nhằm đảm bảo cho kiểm soát viên làm việc trung thực, công khai, minh bạch, không bị ảnh hưởng và chi phối từ các đối tượng khác.
Quyền hạn và nghĩa vụ của Ban kiểm soát, kiểm soát viên
Ban kiểm soát và kiểm soát viên có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của luật doanh nghiệp 2020 bao gồm:
Quyền hạn:– Giám sát các hoạt động kinh doanh, hệ thống tài chính và việc thực hiện quy chế trong công ty– Tham gia cuộc họp của Hội đồng thành viên, các cuộc tham vấn về kế hoạch phát triển cũng như các quyết định quản lý điều hành công ty.– Yêu cầu những người quản lý trong công ty cung cấp thông tin khi phát hiện sai phạm.– Báo cáo với cơ quan đại diện chủ sở hữu, các thành viên khác của Ban kiểm soát và cá nhân có liên quan khi phát hiện người quản lí có hành vi vi phạm pháp luật, quy chế của công ty.– Đề nghị cơ quan đại diện chủ sở hữu thành lập đơn vị thực hiện nhiệm vụ kiểm toán tham mưu và giúp đỡ trực tiếp ban kiểm soát thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao.
– Các quyền khác theo quy định của pháp luật hoặc điều lệ của công ty
Nghĩa vụ:– Tuân thủ đúng pháp luật, Điều lệ công ty, quyết định của Đại hội đồng cổ đông và đạo đức nghề nghiệp trong thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.– Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty và cổ đông của công ty.– Trung thành với lợi ích của công ty và cổ đông công ty; không được sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của công ty, lạm dụng địa vị, chức vụ và tài sản của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.– Chịu trách nhiệm khi không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ mà gây thiệt hại cho công ty
– Các nghĩa vụ khác theo pháp luật và điều lệ của công ty.
Chế độ làm việc của Ban kiểm soát, kiểm soát viên
Đối với ban kiểm soát:– Trưởng Ban kiểm soát làm việc chuyên trách tại công ty, xây dựng kế hoạch công tác và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên.
– Ban kiểm soát họp định kỳ mỗi tháng 1 lần, hoặc có thể có các cuộc họp bất thường để rà soát, đánh giá, thông báo kết quả kiểm soát trong tháng cũng như thông qua kế hoạch hoạt động tiếp theo. Quyết định của Ban kiểm soát được thông qua theo nguyên tắc đa số và các ý kiến khác được ghi chép để báo cáo cơ quan đại diện chủ sở hữu.
Đối với kiểm soát viên:– Kiểm soát viên không phải là trưởng ban kiểm soát được tham gia tối đa 04 doanh nghiệp nhà nước nhưng phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan đại diện chủ sở hữu.– Kiểm soát viên độc lập và chủ động thực hiện công việc được phân công
– Đề xuất, kiến nghị thực hiện các nhiệm vụ, công việc kiểm soát khác ngoài kế hoạch đã được phân công.
Miễn nhiệm, cách chức kiểm soát viên
Chức danh kiểm soát viên không tồn tại bất biến theo sự tồn tại của công ty. Kiểm soát viên có thể bị miễn nhiệm, cách chức trong các trường hợp sau:
Miễn nhiệm:– Không còn đủ tiêu chuẩn và điều kiện của Kiểm sát viên.– Có đơn xin từ chức và được cơ quan đại diện chủ sở hữu chấp thuận.– Được cơ quan đại diện chủ sở hữu hoặc cơ quan có thẩm quyền khác phân công thực hiện nhiệm vụ khác.
– Trường hợp khác theo điều lệ của công ty quy định.
Cách chức:– Không hoàn thành nhiệm vụ, công việc được giao– Không thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình trong 03 tháng liên tục, trừ trường hợp bất khả kháng.– Vi phạm nghiêm trọng hoặc vi phạm nhiều lần nghĩa vụ của Kiểm soát viên.
– Trường hợp khác theo điều lệ của công ty quy định.