Quy trình là trình tự [thứ tự, cách thức] thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị [quản lý và cai trị]. Những hoạt động này bao gồm tất cả các dạng thức hoạt động [hoặc quá trình] trong đời sống xã hội của con người, ví dụ như các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đào tạo, nghiên cứu, tôn giáo, nghệ thuật, chiến tranh. Quy trình xuất hiện phổ biến trong quá trình tồn tại và phát triển của vạn vật, ví dụ như quy trình giăng tơ của loài nhện, làm tổ của chim hoặc săn mồi của hổ báo.... Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của Sếp mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý Sếp.
Một phương pháp cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc một quá trình.
- Quy trình thường được thể hiện trên văn bản.
- Quy trình là công cụ của quản lý. Một quy trình có thể quản lý nhiều quá trình.
- Có tính bó buộc tuân thủ.
- Quy trình xác định và đặt ra đầu vào, đầu ra cho quá trình.
- Quy trình thường không thay đổi thường được thực hiện theo một thứ tự nhất định.
Trong một tổ chức, chuyện các cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến cách làm việc và hiệu quả khác nhau. Vì vậy nên mới cần có quy trình để giúp cho người thực hiện các công việc biết rằng muốn hoàn thành công việc đó phải thực như thế nào và kết quả cần đạt là gì? Tránh tình trạng nhân viên chậm chỉ thị của cấp trên hay thực hiện các công việc thừa gây lãng phí thời gian.
Đối với các công việc cần phối hợp nhóm thì ngoài giúp phân bổ công việc hợp lý còn giúp tăng sự phối hợp giữa các thành viên, đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và trình tự như dự kiến.
Quy trình còn giúp cấp trên quản lý tốt nhân viên của mình hơn thông qua kiểm tra tiến độ làm việc của họ được thể hiện trên quy trình, từ đó đưa ra các giải pháp hay chiến lược kịp thời.
Để có một hệ thống quản lý chất lượng cần phải hợp thức hóa quá trình và quy trình, nhằm phục vụ cho việc đạt được mục tiêu đã đề ra. Việc xây dựng hệ thống quản lý quá trình và quy trình hợp lý là một công việc lâu dài đòi hỏi nhiều yếu tố như công nghệ, nhân lực và kinh nghiệm làm việc… Thiết lập bộ tiêu chuẩn ISO 9001 là giải pháp tối ưu để có một hệ thống quản lý bài bản giúp gia tăng lợi nhuận.
Đối với nhân viên
– Mỗi cá nhân có kiến thức, kĩ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Qui trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào?
– Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của nhà quản lí mà không biết phải làm thế nào, hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý sếp.
Đối với cấp quản lí
– Qui trình cũng giúp ích cho các cấp quản lí kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.
Rào cản trong quá trình thực hiện quy trình
Bản thân các cấp quản lý không chịu đầu tư thời gian để làm quy trình, cho rằng làm quy trình mất thời gian, còn phải nhiều việc kiếm tiền. Nhưng bản thân cách nhìn này chưa phải là dài hạn và họ thực sự chưa nhận thức rõ được tác dụng của quy trình, cũng như hiểu được rằng mất thời gian một chút nhưng họ sẽ rất nhàn về sau trong việc quản lý và kiểm soát công việc của nhân viên.
Cho rằng quy trình là mất thời gian, phức tạp rườm rà, trao đổi trực tiếp với nhau cho nhanh. Tôi cho rằng trao đổi trực tiếp là một điều rất tốt, nhưng sau khi bàn bạc, thống nhất thì các điểm đó phải được lên giấy tờ. Nhiều khi nói mồm với nhau ba ngày sau sẽ quên mất mình nói gì, hoặc nhớ nhưng không đủ ý.
Người làm quy trình chưa nắm rõ hoàn toàn về mặt nghiệp vụ, bạn nên nhớ rằng thước đo của một quy trình có hiệu quả hay không thể hiện ở việc người tuân thủ nó có thể thực hiện một cách trôi chảy, quy trình giúp họ thực hiện công việc đạt chất lượng tốt hơn.
Nội dung của hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu không phản ánh đủ các hoạt động thực tiễn đang diễn ra.
Quá ít biểu mẫu. Biểu mẫu sẽ là hồ sơ phản ánh các hoạt động của nhân viên. Quá ít biểu mẫu sẽ dẫn đến khó đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, khó giải quyết tranh chấp hay vi phạm. Hệ thống tài liệu quá nhiều. Công ty không thể kiểm soát được tài liệu mới, lỗi thời. Không tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống tài liệu sau một thời gian. Thực tế hoạt động không áp dụng như tài liệu đã quy định.
Quy trình mang tính chất kế thừa:
Bạn có nhận thấy trong thời đại công nghệ này mọi thứ ngày càng mọi thứ ngày càng nhanh hơn. Đơn giản như thủ tục hành chính đang từ 3 cửa, 5 cửa chỉ con 1 cửa. Tại sao lại làm được điều đó?
Khi nhìn vào một quy trình, trải nghiệm nó người ta sẽ nhìn ra các bước không cần thiết hoặc các cách làm để công việc được nhanh hơn. Nếu không có quy trình người ta sẽ không nhìn ra những sai sót đó và khó có thể sửa chữa.
Nếu không có quy trình, bạn sẽ làm đi làm lại một việc theo một cách có thể không hiệu quả và bản chất trí não vốn rất lười, nó không chịu nhận ra sự sai lầm trong công việc thường ngày.
Quy trình hóa
Vì sao một người du khách đi đến một vùng đất lạ, họ nhận ra được rất nhiều cái mới mẻ còn người dân sống ở đấy lâu năm lại không nhìn ra. Tương tự một người mới nhìn vào một quy trình được xây dựng từ một nhân viên cũ sẽ nhận ra những yếu sót và cả phương pháp để cải tiến lên.
Ý nghĩa thứ ba của xây dựng quy trình đó là Giải phóng lãnh đạo.
Khi một người khác có thể thay thể bạn làm một việc gì đó tốt bằng bạn thậm chí tốt hơn, đó là niềm vui sướng vì bạn có thể làm một công việc khác, đối đầu với một thử thách mới, bạn sẽ không còn những giờ phút khổ sở giải quyết sự vụ hàng ngày nữa, những lỗi nhỏ nhặt khiến bạn tốn thời gian sẽ mãi mãi biến mất.
Có quy trình là bạn đã chuyển giao toàn bộ tinh hoa, kinh nghiệm, các phương án xử lý cho người mới và khi đó họ sẽ tự động làm việc và bạn sẽ thoải mái tự do để làm các công việc khác quan trọng hơn.
Cách thiết lập quy trình:
– Xác định nhu cầu.
– Xác định mục đích.
– Xác định phạm vi áp dụng.
– Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo
– Xác định số bước công việc.
– Xác định các điểm kiểm soát.
– Xác định người thực hiện.
– Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ.
– Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc.
– Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.
– Mô tả, diễn giải các bước công việc, biểu mẫu kèm theo.
Quy trình là cần thiết trong duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức hiện nay. Khi quy mô Công ty càng ngày càng rộng, số lượng nhân sự ngày càng lớn thì Quy trình thực sự phát huy vai trò của nó.
Người đăng: chiu Time: 2021-08-24 09:26:31
Nhà quản trị luôn là người ra những quyết định. Có thể nói quyết định chính là sản phẩm của lao động và là một trong những kỹ năng thiết yếu của nhà quản trị. Vậy quyết định quản trị là gì? Quy trình ra quyết định trong quản trị ra sao? Cùng tìm hiểu trong bài viết sau.
Quyết định quản trị là gì?
Quyết định quản trị là gì?
Quyết định được định nghĩa là sản phẩm quan trọng nhất của quản trị và là khâu chủ chốt của quá trình quản trị doanh nghiệp. Nó quyết định tính chất đúng đắn hoặc không đúng đắn toàn bộ hoạt động của một doanh nghiệp.
Quyết định quản trị là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của doanh nghiệp. Để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống được quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của doanh nghiệp.
Qua khái niệm về quyết định quản trị trên, ta có thể thấy các quyết định quản trị trực tiếp hướng vào hoạt động của một doanh nghiệp, có liên quan mật thiết với vai trò lãnh đạo và quyền hạn của người lãnh đạo thuộc bộ phận quản trị và hiệu lực quản trị được đưa ra trên cơ sở sự hiểu biết về tính quy luật khách quan của sự vận động và phát triển của hệ thống quản trị trong doanh nghiệp trên cơ sở tính toán các điều kiện và đặc điểm của các tình huống cụ thể thuộc doanh nghiệp.
Phân loại quyết định quản trị
Quyết định quản trị được phân loại ra sao?
Vì tính chất phức tạp của quá trình quản trị, các quyết định quản trị được đưa ra cũng khá đa dạng, có thể phân loại quyết định quản trị theo các tiêu chuẩn sau:
- Căn cứ vào tính chất của quyết định, ta có thể chia quyết định quản trị thành: các quyết định chiếc lược, các quyết định chiến thuật và các quyết định tác nghiệp.
+ Quyết định chiến lược: Xác định hướng phát triển của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định liên quan đến tất cả các bộ phận, các cấp trong doanh nghiệp.
+ Quyết định chiến thuật: Mang tính chất thường xuyên hơn, đó là những quyết định nhằm đạt được các mục tiêu ngắn hạn, mang tính chất cục bộ và có tác dụng làm thay đổi hướng phát triển của hệ thống quản trị doanh nghiệp.
+ Quyết định tác nghiệp: Là những quyết định được đưa ra hàng ngày, có tính chất điều chính và chỉ đạo trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp.
- Căn cứ theo phương pháp ra quyết định, thường có thể chia thành 2 loại quyết định cơ bản là: quyết định trực giác và quyết định có lý giải.
+ Quyết định trực giác: Thường xuất phát từ trực giác mà không cần tới sự phân tích hay lý trí để ra quyết định. Các quyết định này thường dựa trên cơ sở kinh nghiệm và cảm giác trực tiếp của người ra quyết định.
+ Quyết định có lý giải: Dựa trên cơ sở nghiên cứu và phân tích một cách có hệ thống các vấn đề khi ra quyết định. Các quyết định này thường được cân nhắc, so sánh và đảm bảo về tính hợp lý cũng như hiệu quả nhăm giảm bớt nhầm lẫn trong các quyết định.
- Căn cứ theo thời gian quyết định có thể chia thành quyết định dài hạn, quyết định trung hạn và quyết định ngắn hạn.
- Căn cứ vào tính chất tác động của quyết định tới doanh nghiệp có thể chia thành quyết định trực tiếp và quyết định gián tiếp.
+ Quyết định trực tiếp: Loại quyết định mang tính chất chỉ thỉ, mệnh lệnh đòi hỏi việc thi hành phải phù hợp, chính xác với quyết định đề ra như quyết định liên quan đến việc hay đổi cơ cấu tổ chức, điều chỉnh, bố trí sắp xếp cán bộ trong doanh nghiệp.
+ Quyết đinh gián tiếp nhằm thực hiện các hoạt động trong doanh nghiệp.
- Căn cứ vào phạm vi áp dụng trong tổ chức có thể chia thành quyết định chung, quyết định bộ phận và quyết định theo lĩnh vực. Các quyết định theo lĩnh ực chỉ liên quan đến một số vấn đề về chức năng quản trị trong doanh nghiệp.
Quy trình ra quyết định quản trị trong doanh nghiệp
Quy trình ra quyết định có ảnh hưởng đến tất cả công việc của nhà quản trị doanh nghiệp. Thông thường, quy trinh ra quyết định của nhà quản trị bao gồm:
Bước 1: Xác định nhu cầu ra quyết định
Trước hết cần xem xét sự cần thiết trong ra quyết định, nghĩa là thực sự có vấn đề cần giải quyết, đòi hỏi sự ra quyết định phù hợp.
Thường thì quá trình ra quyết định đều xuất phát từ việc đề ra nhiệm vụ. Tùy theo mức độ nghiên cứu những vấn đề mới xuất hiện, giải quyết những vấn đề này có ảnh hưởng ít nhiều đến kết quả của quyết định.
Do vậy, khi ra các quyết định có nội dung mới thì bước đầu cũng phải sơ bộ đề ra nhiệm vụ và được làm rõ dần trong quá trình ra quyết định.
Bước 2: Chuẩn bị các căn cứ ra quyết định
Trước khi ra quyết định, người quản lý cần phải xác định các căn cứ, yêu cầu cần thiết cho việc ra quyết định. Các căn cứ tiêu chuẩn này có mức độ quan trọng khác nhau trong việc ra quyết định, do đó nên xác định mức độ ưu tiên của từng căn cứ, hoặc yêu cầu của quyết định.
Chỉ có thể giải quyết đúng đắn một vấn đề nào đó nếu như có thong tin đầy đủ và chính xác. Lượng thông tin cần thiết phụ thuộc vào tính phức tạp của nội dung quyết định cần đưa ra và phụ thuộc vào trình độ thành thạo và những thông tin cần thiết về các tình huống nhất định.
Nếu thông tin chưa đủ quyết định vấn đề một cách chắc chắn thì phải có các biện pháp khác để bổ sung. Đôi khi cần phải giải quyết những vấn đề cấp bách và quan trọng, người ra quyết định có thể trực tiếp tìm hiểu tình hình tại chỗ.
Công việc này thường không tốn kém nhiều thời gian mà lại giúp cho người lãnh đạo có được những thông tin đầy đủ và chính xác nhất.
Tuy nhiên không phải tất cả mọi thông tin thu thập được đều đầy đủ và chính xác. Vì thế khi ra quyết định cần phải chú ý đánh giá tính chính xác của các nguồn thông tin.
Bước 3: Dự kiến các phương án quyết định và lựa chọn quyết định
Trong bước này hình thành các phương án quyết định sư bộ được trình bày dưới dạng kiến nghị. Cần xem xét kỹ lưỡng mọi phương án quyết định có khả năng lựa chọn, rước hết nên sử dụng các kinh nghiệm đúc kết được để giải quyết những vấn đề tương tự.
Một khi các phương án quyết định được đưa ra thì việc tiếp theo là phải đánh giá và lựa chọn phương án quyết định hợp lý nhất. có thể dùng những phương pháp phân tích trực giác của nhà quản trị để lựa chọn lần cuối.
Chỉ nên để lại những phương án quyết định thiết thực nhất, bởi vì số lượng các phương án càng nhiều thì càng khó phân tích, đánh giá và lựa chọn sao cho hợp lý.
Vấn đề hợp lý ở đây liên quan đến một số sự lựa chọn nhất định nhăm đạt tới một giá trị tối đa. Như vậy để đưa ra được một quyết định hợp lý nhất đòi hỏi nhà quản trị phải có đủ cơ sở khách quan và hợp lý, phải có một mục tiêu rõ ràng và lựa chọn một khả năng sẽ mang lại lợi ích tối đa cho mục tiêu.
Thông thường, một quyết định hợp lý sẽ hướng về mục tiêu của doanh nghiệp. Điều quan trọng là người ra quyết định phải xác minh được rõ mục tiêu đặt ra và cố gắng đưa ra được những quyết định đúng đắn, giúp đem lại kết quả tối ưu cho mục tiêu của doanh nghiệp.
Đưa ra quyết định quản trị hợp lý sẽ giúp tổ chức của bạn hoạt động hiệu quả hơn
Bước 4: Ra quyết định chính thức
Sau khi lựa chọn, nhà quản trị sẽ trực tiếp đưa ra quyết định chính thức và chịu trách nhiệm rực tiếp về quyết định đó.
Trước tiên, quyết định quản trị cần được nêu lên thành chỉ thị hay mệnh lệnh để nó có hiệu thực của một văn bản hành chính trong tổ chức. Trong văn bản, quyết định không chỉ dự tính làm gì mà còn cần phải xác định rõ ai làm, làm ở đâu, làm khi nào và làm bằng cách nào, ai kiểm tra, khi nào kiểm tra và đánh giá như thế nào?
Tất cả những điều đó tạo thành tiền đề cần thiết cho việc tổ chức doanh nghiệp thực hiện quyết định quản trị.
Bước 5: Quyết định phải được truyền đạt đến người thực hiện hay tổ chức thực hiện
Sau khi quyết định được đưa ra thì phải được phổ biến và giải thích ý nghĩa cũng như tầm quan trọng của quyết định đã đề ra. Những kết quả có thể đạt được và vạch ra một kế hoạch thực hiện quyết định cụ thể.
Việc tổ chức thực hiện quyết định phải xuất phát từ việc quy định rõ giới hạn hiệu lực của quyết định và phải theo đúng giới hạn đó trong quá trình thực hiện. Việc tổ chức thực hiện phải cụ thể, rõ ràng, kế hoạch tổ chức thực hiện cần năng động và tập trung được lực lượng tham gia chủ yếu.
Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện và điều chỉnh quyết định
Kiểm tra tình hình thực hiện quyết định có vai trò quan trọng đối với hiệu lực và quyết định trong tổ chức.
Tổ chức tốt việc kiểm tra thực hiện sẽ đem lại một quá trình thực hiện quyết định sự linh hoạt cần thiết. Mục đích của việc kiểm tra không chỉ giúp kịp thời phát hiện những sai lệch so với kế hoạch mà còn kịp thời đưa ra những biện pháp phòng ngừa và khắc phục sai lệch.
Trong quá trình thực hiện có nhiều nguyên nhân dẫn đến sự cần thiết phải điều chỉnh quyết định trong doanh nghiệp. Các nguyên nhân thường gặp phải là: Do tổ chức thực hiện không tốt, những thay đổi đột ngột do bên ngoài hoặc có thể là những sai lầm nghiêm trọng trong chính quyết định.
Đừng do dự trong việc điều chỉnh quyết định khi quyết định đó bị mất hiệu lực, đặc biệt là khi nó trở thành nhân tố phá hoại công ty, doanh nghiệp.
Việc điều chỉnh quyết định không nhất thiết phải là do sự xuất hiện của một tình huống bất lợi mà nhiều khi trong quá trình thực hiện quyết định có thể phát hiện ra những khả năng mới mà trước đó, ta chưa dự kiến được sẽ đem lại kết quả cao hơn dự định.
Các nhà quản trị cần phải thực sự có bản lĩnh để điều chỉnh quyết định.
Đặc biệt lưu ý: Quá nhiều sửa đổi không cần thiết sẽ tạo nên sự xáo trộn về mặt tổ chức gây ra sự mất tin tưởng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Với quy trình thực hiện quyết định quản trị trên, các nhà quản trị có thể đưa ra được các quyết định giải quyết vấn đề của doanh nghiệp một cách đơn giản hơn.
Trong nhiều trường hợp, không kể là quyết định có thực hiện đầy đủ và đúng hạn hay không, đều cần đúc kết các kết quả thực hiện quyết định nhằm làm tăng thêm kho tàng kinh nghiệm và kiến thức trong quá trình đưa ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp.